Mô tả Công việc
Mục tiêu vị trí
- Đảm bảo cư dân, khách hàng tại Tòa nhà IEC Residences Quy Nhơn được hướng dẫn, hỗ trợ và phản hồi kịp thời, chuyên nghiệp; góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và mức độ hài lòng của cư dân.
Vai trò công việc
- Là đầu mối tiếp nhận thông tin giữa cư dân, khách hàng và Ban Quản lý tòa nhà; phối hợp với bộ phận kỹ thuật, an ninh và các đơn vị liên quan để giải quyết yêu cầu, phản ánh; thực hiện thủ tục dịch vụ và cập nhật dữ liệu cư dân theo phân công.
Nhiệm vụ cụ thể
- Đón tiếp và hướng dẫn: Đón tiếp, hướng dẫn khách đến làm việc; hỗ trợ đăng ký thông tin khách và nhà thầu thi công nội thất theo quy định của tòa nhà.
- Tiếp nhận thông tin: Tiếp nhận ý kiến, phản ánh, yêu cầu sửa chữa hoặc hỗ trợ qua sảnh lễ tân, hotline, nhóm trao đổi và ứng dụng cư dân; ghi nhận đầy đủ nội dung, thời điểm và mức độ ưu tiên.
- Phối hợp xử lý và phản hồi: Chuyển yêu cầu đến bộ phận phụ trách; theo dõi tiến độ, đôn đốc và phản hồi kết quả cho cư dân; báo cáo Ban Quản lý các trường hợp chậm xử lý, vượt thẩm quyền hoặc có nguy cơ phát sinh khiếu nại.
- Hỗ trợ thủ tục cư dân: Hướng dẫn, tiếp nhận và phối hợp thực hiện thủ tục đăng ký nhân khẩu, thẻ từ, thẻ xe và các dịch vụ liên quan trong phạm vi được phân công.
- Truyền thông đến cư dân: Soạn thảo, trình duyệt và gửi thông báo của Ban Quản lý đến cư dân về gián đoạn điện, nước, diệt côn trùng, diễn tập
phòng cháy chữa cháy, sự kiện lễ, Tết và các nội dung khác.
- Quản lý dữ liệu: Cập nhật hồ sơ cư dân, thông tin liên hệ, nhật ký tiếp nhận và kết quả xử lý vào sổ theo dõi hoặc phần mềm; lưu trữ, bảo mật dữ liệu theo quy định.
- Báo cáo và cải tiến dịch vụ: Tổng hợp tình hình tiếp nhận, xử lý yêu cầu; phản ánh vấn đề tồn đọng, đề xuất cải thiện dịch vụ và thực hiện nhiệm vụ khác theo phân công của cấp quản lý.
Kết quả cần đạt
- Khách hàng, cư dân và nhà thầu được đón tiếp, hướng dẫn đúng quy trình, thái độ lịch sự và chuyên nghiệp.
- Yêu cầu, phản ánh được ghi nhận đầy đủ, chuyển đúng đầu mối, theo dõi đến khi có kết quả và phản hồi theo thời hạn của Ban Quản lý.
- Thủ tục đăng ký nhân khẩu, thẻ từ, thẻ xe được tiếp nhận chính xác, phối hợp giải quyết kịp thời theo quy định.
- Thông báo được phê duyệt trước khi phát hành, bảo đảm chính xác, đúng đối tượng và đúng thời điểm.
- Dữ liệu cư dân, nhật ký tiếp nhận và báo cáo được cập nhật đầy đủ, chính xác; thông tin cá nhân và tài liệu nội bộ được bảo mật.
Yêu Cầu Công Việc
- Được đào tạo chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kế toán, Du lịch hoặc các ngành liên quan.
- Có tối thiểu 01 năm kinh nghiệm
chăm sóc khách hàng, lễ tân hoặc dịch vụ khách hàng; ưu tiên kinh nghiệm tại tòa nhà, chung cư hoặc đơn vị
quản lý vận hành.
- Sử dụng được tin học văn phòng, đặc biệt Word, Excel; có khả năng cập nhật dữ liệu và sử dụng phần mềm quản lý cư dân.
- Giao tiếp rõ ràng, lịch sự; biết lắng nghe, xử lý tình huống và phối hợp với các bộ phận; có kỹ năng soạn thông báo, tổng hợp thông tin và lập báo cáo.
- Tác phong chuyên nghiệp, kiên nhẫn, cẩn thận, trách nhiệm; có tinh thần phục vụ, bảo mật thông tin và tuân thủ nội quy tòa nhà.
Quyền lợi ứng viên
- Thu nhập thỏa thuận theo năng lực, kinh nghiệm và chính sách của Công ty.
- Thưởng theo hiệu quả công việc, kết quả kinh doanh và quy định của Công ty.
- Được tham gia BHXH, BHYT, BHTN và hưởng chế độ nghỉ phép theo quy định áp dụng.
- Được hưởng phúc lợi lễ, Tết, hiếu hỉ, ốm đau và các hoạt động nội bộ theo chính sách của Công ty.
- Được cung cấp công cụ, điều kiện làm việc; được hướng dẫn nghiệp vụ và có cơ hội phát triển trong lĩnh vực quản lý vận hành.
- Thời gian làm việc: Giờ hành chính theo lịch làm việc của Công ty và Ban Quản lý tòa nhà.
- Thời gian thử việc: Theo quy định áp dụng đối với vị trí.