Nhân Viên Chứng Từ

• Nhập dữ liệu của từng lô hàng/đơn hàng vào phần mềm của Công ty/báo cáo theo mẫu của khách hàng. Đảm bảo dữ liệu phát sinh đến đâu, nhập đến đó; nhập đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn.
• Gửi bộ chứng từ (Pre-Docs) cho khách hàng (người nhận hàng) (theo mẫu quy định).
• Làm việc với hãng tàu/ hãng hàng không/ Forwarder/ Co-loader:
- Đối với hãng tàu/ hãng hàng không/ Forwarder/ Co-loader có hàng nhập về lần đầu, nhân viên CSKH phải kiểm tra trước ngày ETA về thủ tục để:
+ Nhận AN & EDO
+ hãng tàu/ hãng hàng không/ Forwarder/ Co-loader phát hành hóa đơn trực tiếp cho Công ty đối với các khoản local charges, [protected info] hộ khách hàng
+ Soạn các Giấy ủy quyền theo mẫu yêu cầu của hãng tàu/ hãng hàng không/ Forwarder/ Co-loader.
- Theo dõi và cập nhật lịch ETA/ATA; Kiểm tra với hãng tàu/ Forwarder/ Co-loader về thời gian Free DEM/DET; Làm thủ tục thanh toán cho hãng tàu/ hãng hàng không/ Forwarder/ Co-loader; Lấy các hóa đơn cho các khoản LCC đã chi hộ; Làm thủ tục, công văn hoàn cược và xử lý các phát sinh (nếu có).
• Phối hợp với Đội xe (tại các Văn phòng):
+ Thông báo kế hoạch giao hàng cho Đội trưởng Đội xe (theo Quy trình nội bộ)
+ Làm Biên bản giao hàng theo mẫu và giao cho Đội trưởng Đội xe (để giao cho lái xe) và theo sát Đội trưởng Đội xe để lấy lại BBGH đã có đầy đủ chữ ký (sau khi giao hàng xong)
+ Nhân viên CSKH phải khai E-PORT ngay sau khi nhận được mã vạch TKHQ từ nhân viên khai báo hải quan
+ Theo dõi quá trình trả hàng (tại kho khách hàng), trả vỏ (tại bãi/cảng).
• Đối chiếu công nợ với khách hàng, lên Debit Note; Gửi yêu cầu phát hành hóa đơn tới BP TCKT, kèm theo đầy đủ chứng từ của lô hàng cũng như các hóa đơn chi hộ
• Hàng tháng đi gặp khách hàng:
+ Thu thập các ý kiến đánh giá về chất lượng dịch vụ của Công ty.
+ Nắm bắt các nhu cầu, yêu cầu khác của khách hàng và báo cáo tới Lãnh đạo Công ty.
• Làm các báo cáo theo quy định của khách hàng và của Công ty.