Tiếp nhận yêu cầu và chứng từ đặt hàng; kiểm tra khách hàng đã hoàn tất các phê duyệt/phân loại tại Bước 2 và tạo đơn Tender ở trạng thái chờ kiểm tra, gắn đúng số thầu/hợp đồng và thông tin bắt buộc.
Đối chiếu bệnh viện, số thầu/hợp đồng, thời hạn hiệu lực, danh mục sản phẩm, giá thầu, số lượng còn lại, điều kiện giao hàng và chứng từ; làm rõ và xử lý sai lệch trước khi xác nhận đơn.
Xác nhận nghiệp vụ đối với đơn đạt điều kiện; theo dõi trạng thái kiểm soát tín dụng/thanh toán của hệ thống và chuyển các trường hợp bị giữ sang Tài chính/Kiểm soát tín dụng xử lý theo thẩm quyền.
Theo dõi tiến độ chuẩn bị hàng, giao hàng và chứng từ
giao nhận theo cam kết thầu/hợp đồng; cung cấp thông tin đã được xác nhận cho bệnh viện và phối hợp xử lý các yêu cầu phát sinh sau đơn.
Ghi nhận đầy đủ quá trình kiểm tra, xác nhận và trao đổi trên hệ thống; tuân thủ SOP, GDP, quy định dược/đấu thầu/giá thuốc, bảo mật và quản lý hồ sơ.
Tham gia đào tạo và đề xuất cải tiến checklist, biểu mẫu, hướng dẫn hoặc quy tắc cảnh báo nhằm giảm sai sót trong xử lý đơn Tender.
Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Dược, Kinh tế, Quản trị Kinh doanh hoặc lĩnh vực liên quan; ưu tiên ứng viên tốt nghiệp Đại học Dược.
Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm xử lý đơn hàng bệnh viện/hàng thầu, Tender Support, Sales Administration hoặc Customer Service trong ngành dược.
Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm sử dụng SAP/P-DMS và kiểm soát hồ sơ thầu/hợp đồng, giá, hạn mức số lượng và chứng từ giao nhận.
Kỹ năng:
- Có khả năng đọc và đối chiếu hồ sơ thầu/hợp đồng, thời hạn hiệu lực, danh mục sản phẩm, giá và số lượng còn lại.
- Hiểu các nguyên tắc cơ bản của pháp luật dược, đấu thầu/giá thuốc, GDP và
kiểm soát nội bộ.
- Cẩn thận, có tư duy kiểm soát, nhập liệu chính xác và lưu hồ sơ đầy đủ
- Sử dụng tốt Excel, SAP/P-DMS/CRM và email; phối hợp hiệu quả với bệnh viện và các đơn vị nội bộ.
- Ưu tiên ứng viên có khả năng đọc hiểu tài liệu công việc bằng
tiếng Anh.
Lương cứng thỏa thuận theo năng lực + thưởng KPI cạnh tranh.
Tham gia BHXH, BHYT, BHTN full lương.
Gói Bảo hiểm sức khỏe + Khám sức khỏe định kỳ hàng năm.
Phụ cấp ăn trưa, thưởng các dịp Lễ, Tết theo chính sách công ty.
Phép năm, nghỉ Lễ/Tết đầy đủ theo quy định của Luật Lao động.