Nhân viên dịch vụ khách hàng

Mô tả Công việc
1. Tiếp nhận và xử lý đơn hàng (đơn hàng đặt và trả, đơn hàng nội bộ) 70%
· Tiếp nhận thông tin đơn hàng, kiểm tra thông tin Khách hàng (KH), sản phẩm, số lượng, tách đơn theo từng quyết định trúng thầu, chính sách bán hàng...đối chiếu với dữ liệu Công ty (CTY) để đơn hàng sẽ xuất ra chính xác, hạn chế hủy hóa đơn, chậm trễ đơn hàng.
· Tạo mã KH mới, kiểm tra hồ sơ pháp lý của KH đủ điều kiện tạo mã, lưu trữ hồ sơ KH và thư mục Data chung của bộ phận. (Hồ sơ cần có đầy đủ thông tin, gồm: địa chỉ, thông tin xuất hóa đơn, mã số thuế còn hiệu lực trên cục thuế, số và thời hạn GPKD/GPP?GDP.. khu vực, kênh, phân loại chuyên khoa..v..v...)
· Theo dõi hàng hóa (hàng đứt) được phân bổ và không xuất vượt số lượng phân bổ, tránh trường hợp khu vực khác thiếu số lượng, đặc biệt các đơn hàng tốc thầu sẽ được xử lý kịp thời, đúng số lượng.
· Theo dõi số lượng thầu đối với các KH có quyết định trúng thầu, tránh xuất vượt số lượng gây thất thoát hàng hóa CTY
· Ưu tiên giải quyết hàng cận date, móp vỏ, rách vỏ... để hàng được giải tồn không tồn động hàng hết hạn sử dụng.
· Liên hệ các phòng ban theo từng chức năng nhiệm vụ cụ thể để phối hợp xử lý khi cần thiết nhằm tăng hiệu quả, chất lượng dịch vụ chăm sóc KH.
· Lập các loại biên bản theo mẫu khi nhận được yêu cầu từ Bộ phận bán hàng/ Đối tác... (biên bản trả hàng, thu hồi hàng, thu hồi hóa đơn, thông tin hàng hóa...v..v..)
· Lập đề nghị thu hồi đổi trả hàng hóa, theo dõi lượng hàng trả về để lập Thu hồi đổi trả hàng hóa.
· Theo dõi và thu hồi lại bản chính của các biên bản trả hàng, thu hồi hóa đơn.. và gởi về Bộ phận Kế toán 1 bản chính để phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu với Cơ quan nhà nước
2. Tiếp nhận, xử lý và báo cáo phản hồi khách hàng - 10%
· Chia sẽ thông tin cần thiết đến các bộ phận liên quan (Bộ phận bán hàng, phòng ban khác, đối tác...) đầy đủ, chi tiết, đúng hạn.
· Tiếp nhận thông tin từ KH (gồm tất cả các nguồn bộ phận bán hàng, giao nhận, khác...)
· Phân loại từng phản ánh nhận được, dựa vào chức năng nhiệm vụ của Ban/Phòng /Trung Tâm để chuyển thông tin phản ánh chính xác và tạo Titket lên hệ thống phần mềm.
· Cập nhật lại mọi thông tin từ Ban/Phòng/Trung Tâm tiếp nhận thông tin và thu thập kế quả nguyên nhân được xử lý.
3. Cung cấp thông tin bán hàng cho các kênh bán hàng - 15%
· Cập nhật đầy đủ số lượng tăng/giảm ngay khi có quyết định đầy đủ và chính xác.
· Kiểm tra theo dõi thầu để không vượt số lượng thầu, Thông báo đến Sale khi đơn hàng vượt số lượng thầu để xử lý kịp thời.
· Theo dõi hàng gửi kho và xuất trả cho KH khi có yêu cầu.
· Nhận thông tin từ Sale khi có vấn đề xuất hàng hóa giai đoạn cuối hiệu lực thầu, liên hệ P Mua Hàng mua sắm thuốc để kịp thời xử lý.
· Theo dõi hàng mượn chưa xuất hóa đơn nhắc nhở bộ phận bán hàng/ đối tác về việc các Khách hàng chưa xuất hóa đơn theo định kì.
· Xuất hàng mẫu theo yêu cầu của đối tác.
· Thu thập, tổng hợp đầy đủ nội dung báo cáo và đúng thời gian yêu cầu
4. Kiểm tra, đối chiếu, chốt Doanh Số - 2%
· Kiểm tra và phản hồi sales hàng tháng trong phạm vi khu vực phụ trách hoặc Quản lý trực tiếp yêu cầu.
ð Cập nhật thông tin chính xác nhanh chóng cho các bộ phân liên quan.
5. Hỗ trợ các thông tin cần thiết cho các Ban/Phòng/Trung tâm khi có yêu cầu - 3%
· Trích lục kiểm tra đối chiếu thông tin khi có yêu cầu từ các Bộ phận khác
· Nhắc nhở, cảnh cáo đối với các trường hợp vi phạm về việc tuân thủ các Quy định/ Quy chế/ Quy trình của Công Ty.