NHÂN VIÊN ĐIỀU PHỐI & CHUẨN BỊ VẬT TƯ SẢN XUẤT

* Nhận và kiểm tra kế hoạch sản xuất
- Nhận kế hoạch sản xuất ngày, tuần hoặc theo ca từ bộ phận Kế hoạch sản xuất.
- Kiểm tra mã sản phẩm, số lượng cần sản xuất, ngày/ca sản xuất, tổ/chuyền sản xuất, thứ tự ưu tiên và thời điểm cần cấp vật tư.
- Đối chiếu lệnh sản xuất với BOM/định mức vật tư để xác định đầy đủ nhu cầu nguyên vật liệu, linh kiện, bán thành phẩm và phụ liệu.
- Phát hiện sớm các kế hoạch chưa đủ thông tin, mã hàng chưa rõ, định mức chưa cập nhật hoặc có rủi ro thiếu vật tư.
* Lập danh sách vật tư cần chuẩn bị
- Lập danh sách vật tư cần cấp theo từng mã hàng, từng tổ/chuyền, từng ca và từng công đoạn.
- Xác định rõ mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, số lượng theo định mức, số lượng cần cấp, số lượng tồn và số lượng thiếu.
- Phân nhóm vật tư theo thứ tự sản xuất để kho dễ soạn, dễ giao và sản xuất dễ kiểm nhận.
- Cập nhật tình trạng vật tư: đủ, thiếu, chờ mua, chờ nhập kho, chờ kiểm tra chất lượng, chờ điều chuyển.
* Phối hợp với kho để soạn và chuẩn bị vật tư
- Phối hợp với kho kiểm tra tồn kho thực tế và tồn kho trên phần mềm trước khi sản xuất.
- Theo dõi quá trình kho soạn, gom, phân loại, dán nhãn và chuẩn bị vật tư theo từng lệnh sản xuất.
- Đảm bảo vật tư được nhận diện rõ: mã hàng, tên vật tư, số lượng, vị trí giao, tổ/chuyền nhận và thời điểm cấp.
- Xác nhận vật tư đã sẵn sàng trước giờ sản xuất và thông báo lại cho kế hoạch, quản lý sản xuất hoặc tổ trưởng.
* Điều phối cấp phát vật tư cho sản xuất
- Theo dõi việc cấp phát vật tư cho các tổ sản xuất theo đúng kế hoạch đã duyệt.
- Đảm bảo nguyên tắc: đúng mã, đúng số lượng, đúng thời điểm, đúng vị trí, có ký nhận hoặc xác nhận rõ ràng.
- Hỗ trợ tổ sản xuất kiểm tra nhanh vật tư nhận đầu chuyền trước khi bắt đầu sản xuất.
- Ghi nhận các trường hợp cấp thiếu, cấp sai, giao trễ, vật tư lỗi hoặc phát sinh vượt định mức.
* Theo dõi vật tư trong quá trình sản xuất
- Kiểm tra tình trạng vật tư tại chuyền trong ca sản xuất, nhất là các mã hàng đang chạy hoặc sắp chuyển mã.
- Chủ động phát hiện nguy cơ thiếu vật tư giữa ca để xử lý trước khi chuyền dừng.
- Theo dõi vật tư lỗi, vật tư sai mã, vật tư không đạt chất lượng và phối hợp đổi/trả kịp thời.
- Cập nhật nhanh các phát sinh cho kế hoạch, kho, sản xuất và các bộ phận liên quan.
* Cảnh báo thiếu vật tư và rủi ro dừng chuyền
- Cảnh báo ngay khi phát hiện vật tư không đủ, tồn kho sai lệch, vật tư chưa nhập hoặc chưa được kho chuẩn bị kịp.
- Báo cáo rõ mã vật tư, số lượng thiếu, thời điểm cần, ảnh hưởng đến mã hàng/chuyền sản xuất và hướng xử lý đề xuất.
- Đề xuất điều chỉnh thứ tự sản xuất hoặc phương án điều chuyển vật tư khi cần thiết để giảm thời gian chờ.
- Theo dõi đến khi rủi ro được xử lý dứt điểm, không chỉ dừng ở việc báo cáo.
* Đối chiếu tồn kho và xử lý chênh lệch
- Định kỳ hoặc khi phát sinh, đối chiếu số tồn kho thực tế với số tồn kho trên phần mềm.
- Ghi nhận chênh lệch theo mã vật tư, vị trí, số lượng phần mềm, số lượng thực tế và mức chênh lệch.
- Phối hợp với kho, kế toán kho và sản xuất để xác minh nguyên nhân: nhập sai, xuất sai, chưa cập nhật, hao hụt, tồn tại chuyền, vật tư lỗi hoặc thất thoát.
- Theo dõi việc điều chỉnh dữ liệu và ngăn ngừa lặp lại chênh lệch.
* Thu hồi vật tư dư sau sản xuất
- Phối hợp với tổ sản xuất kiểm đếm vật tư còn dư sau khi kết thúc mã hàng hoặc ca sản xuất.
- Phân loại vật tư dư đạt, vật tư lỗi, vật tư hư hỏng, vật tư lẫn mã hoặc vật tư cần xử lý riêng.
- Lập phiếu hoàn trả hoặc ghi nhận hoàn trả theo quy định, bàn giao lại cho kho và cập nhật tồn kho.
- Ghi nhận vật tư hao hụt, sử dụng vượt định mức hoặc thất thoát bất thường để báo cáo quản lý.
* Báo cáo và cải tiến
- Lập báo cáo hằng ngày về tình trạng chuẩn bị vật tư, vật tư thiếu, vật tư giao trễ, vật tư sai mã và thời gian chờ vật tư.
- Tổng hợp nguyên nhân gây dừng chuyền do vật tư và đề xuất giải pháp phòng ngừa.
- Đề xuất cải tiến cách bố trí vật tư, phương pháp cấp phát, mức tồn an toàn, nhãn nhận diện và quy trình giao nhận.
- Tham gia các cuộc họp ngắn về kế hoạch sản xuất, vật tư và năng suất khi được yêu cầu.