Nhân Viên DO (Delivery Order)

1. Giai đoạn trước giao hàng (trước khi khách ra cảng lấy hàng)
(1) Tiếp nhận thông tin lô hàng, vận đơn (B/L), lịch tàu, số container... từ hãng tàu/forwarder/bộ phận sales.
(2) Kiểm tra tính chính xác của chứng từ: B/L, manifest, giấy giới thiệu, giấy tờ pháp lý của khách hàng...
(3) Cập nhật dữ liệu lô hàng lên hệ thống nội bộ, mở hồ sơ lô hàng, lưu vết thông tin khách.
(4) Thông báo cho khách hàng các khoản phí local charges, phí DO, phí CIC, THC, v.v... và hướng dẫn chuẩn bị chứng từ cần thiết để lấy D/O.
2. Giai đoạn thực hiện dịch vụ (trong quá trình cấp D/O và hỗ trợ khách lấy hàng)
(1) Tiếp nhận khách hàng tại quầy/qua email/điện thoại, kiểm tra chứng từ gốc và đối chiếu với dữ liệu hệ thống.
(2) Lập phiếu thu/đề nghị xuất hóa đơn, phối hợp kế toán trong việc thu phí, xuất hóa đơn cho khách.
(3) Phát hành Lệnh giao hàng (Delivery Order - D/O) cho khách đúng quy trình, đúng đối tượng, đúng thời hạn.
(4) Phối hợp với cảng/kho/ICD, hãng tàu, bộ phận khai báo hải quan... để đảm bảo khách có thể lấy hàng/nhận container rỗng thuận lợi.
(5) Hỗ trợ giải quyết các tình huống phát sinh: sai/sửa B/L, sai số container, thiếu chứng từ, lịch tàu thay đổi, hàng đến sớm/trễ...
(6) Duy trì liên lạc thường xuyên, cập nhật tiến độ xử lý cho khách hàng, đảm bảo thông tin rõ ràng, kịp thời, lịch sự.
3. Giai đoạn sau giao hàng (chăm sóc & hoàn thiện hồ sơ)
(1) Lưu trữ hồ sơ D/O, chứng từ liên quan từng lô hàng theo quy định của công ty.
(2) Thống kê số lượng D/O phát hành, tình trạng thu phí, các trường hợp bất thường, khiếu nại...
(3) Hỗ trợ bộ phận kinh doanh/chăm sóc khách hàng trong việc ghi nhận phản hồi của khách, đề xuất cải thiện quy trình, chất lượng dịch vụ.
(4) Tham gia rà soát, tối ưu hoá quy trình cấp D/O, quy định kiểm soát rủi ro, hạn chế sai sót chứng từ.