Nhân Viên Event Admin

Trách nhiệm chính
Hỗ trợ các nhóm dự án từ giai đoạn lập kế hoạch, triển khai đến khi kết thúc dự án thông qua công việc hành chính, quản lý tài liệu, mua sắm và hậu cần.
Documentation & Paperwork (Administration)
Soạn thảo và thực hiện các thủ tục giấy tờ liên quan để dự án được triển khai thuận lợi, đúng tiến độ; bao gồm hợp đồng với khách hàng, nhà cung cấp, đối tác và đơn vị cung cấp dịch vụ thuê ngoài.
Quản lý, lưu trữ và tổng hợp chứng từ, tài liệu, sổ sách liên quan đến dự án.
Purchasing
Tìm kiếm, đánh giá và xây dựng cơ sở dữ liệu nhà cung cấp để đáp ứng nhanh chóng, chính xác các yêu cầu của dự án.
Phối hợp với bộ phận Operations và Account để nắm bắt yêu cầu, lựa chọn nguồn cung ứng có chất lượng phù hợp và chi phí tối ưu, góp phần tạo lợi thế cạnh tranh trong quá trình đấu thầu.
Theo dõi, kiểm tra để bảo đảm hàng hóa và dịch vụ được cung cấp đúng tiến độ, đáp ứng yêu cầu chất lượng của dự án và tiêu chuẩn của công ty.
Chủ động xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp, đề xuất phương án hợp tác linh hoạt, lâu dài và cân bằng lợi ích giữa hai bên.
Logistics
Đảm bảo công tác hậu cần tại hiện trường, hỗ trợ dự án diễn ra thuận lợi và đúng kế hoạch.
Accounting
Phối hợp với Account phụ trách dự án theo dõi, quản lý chi phí vận hành, bảo đảm dự án được triển khai hiệu quả về chi phí.
Hỗ trợ Account quản lý và thu hồi công nợ đúng hạn.
Hỗ trợ thực hiện thủ tục thanh lý và quyết toán hợp đồng của dự án.
Tổng hợp chứng từ thu, chi theo từng dự án.
Chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp.