nhân viên hành chính - chăm sóc khách hàngCÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN REALTYLINK VIỆT NAM

1. Áp dụng quy trình vào quản lý tòa nhà:

• Cùng với Trưởng BQL thực hiện quy trình, biểu mẫu mà công ty đã chuyển cho tòa nhà;
• Kiểm tra sự phù hợp của quy trình - biểu mẫu trong quá trình áp dụng, ghi nhận và thông báo lại cho bộ phận cung cấp quy trình biểu mẫu của công ty các biểu mẫu chưa phù hợp hoặc cần thiết có trong quá trình quản lý tại toà nhà;
• Soạn thảo văn bản đến khách hàng, cư dân theo biểu mẫu quy định.
• Nhập liệu và quản lý thông tin phần mềm.

2. Thực hiện công việc hành chánh:

• Lưu trữ hồ sơ, sổ sách, tài liệu quan trọng của tòa nhà (biên bản họp, biên bản bàn giao, báo cáo sự cố, các hợp đồng dịch vụ, các biên bản khác liên quan đến các nhà thầu phụ...), đảm bảo tính an toàn và chuyên nghiệp cao.
• Tham dự các buổi họp, biên bản họp/báo cáo (theo chỉ đạo của Quản lý tòa nhà).
• Chuẩn bị các form mẫu, văn bản thông báo đến cư dân, CĐT/BQT, khách hàng,...
• Quản lý trang thiết bị dụng cụ làm việc và văn phòng phẩm văn phòng BQL;
• Chấm công và thực hiện các công việc hành chánh nội bộ nhân viên BQL;

3. Thực hiện công việc chăm sóc khách hàng:

• Đăng ký thông tin cư dân/khách hàng mới, hướng dẫn về các nội quy quy định của tòa nhà.
• Hỗ trợ giải đáp thắc mắc khiếu nại từ cư dân. Tiếp nhận thông tin phản ánh từ cư dân và chuyển cho trưởng ban.
• Thay mặt trưởng ban chuyển những ý kiến phản hồi từ BQL đến cư dân;
• Hướng dẫn các quy trình, các thủ tục hành chánh cho cư dân (đăng ký thi công cải tạo trong căn hộ, đăng ký di chuyển tài sản ra-vào, đăng ký định mức nước, tạm trú tạm vắng...);

4. Giám sát nội bộ và nhà thầu phụ (công ty bảo vệ, vệ sinh...):

• Lên kế hoạch giám sát cho từng bộ phận;
• Giám sát theo kế hoạch được duyệt từ Trưởng BQL đối với từng bộ phận;
• Thường xuyên giám sát tại các khu vực chính: Cổng chính, khu vực tiền sảnh, khu vực để xe,...;
• Giám sát, kiểm tra các khu vực PCCC, lối thoát hiểm;
• Trực tiếp giám sát các nhà thầu vệ sinh, bảo vệ, diệt côn trùng, cây cảnh, ...
• Giám sát nhân sự, chất lượng dịch vụ, thực hiện đúng theo kế hoạch đã họp bàn thống nhất, tiến độ thực hiện...của nhà thầu phụ.

5. Phối hợp và hỗ trợ:

• Phối hợp tiếp tân tiếp nhận và hướng dẫn khách ra vào toà nhà;
• Phối hợp với Bảo vệ trong việc theo dõi, ghi nhận sự việc khi cần thiết;
• Phối hợp với vệ sinh trong quá trình cư dân và khách hàng than phiền về chất lượng dịch vụ vệ sinh tại thời điểm phát sinh các dơ bẩn thuộc khu vực chung trong toà nhà;
• Phối hợp với kỹ thuật trong việc xử lý các hạng mục tồn đọng sửa chữa trong chung cư và căn hộ;
• Thường xuyên trao đổi thông tin với các phòng/ban công ty để thực hiện tốt công việc được giao;

6. Chế độ báo cáo:

• Thực hiện các báo cáo chuyên môn hàng ngày/tuần: Thu phí, báo cáo tình hình sử dụng phiếu thu, gửi chứng từ về công ty kiểm tra đối chiếu...;
• Thực hiện các chế độ báo cáo cho trưởng ban theo quy định.