Nhân Viên Hành Chính Lễ TânCÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM Á CHÂU

TRỰC KV LỄ TÂN
- Trực tổng đài, tiếp nhận và luân chuyển điện thoại nội bộ.
- Tiếp đón khách đến liên hệ công việc, F5
- Kiểm tra, vệ sinh, sắp xếp các phòng họp
- Đảm bảo mỹ quan, an ninh văn phòng
QUẢN LÝ CÔNG VĂN, CHỨNG TỪ
- Tiếp nhận và phân phối công văn, chứng từ tới các phòng ban kịp thời trong ngày và lưu trữ sổ ký giao nhận chứng từ
- Tiếp nhận thư từ gửi về nhà máy. Thống báo với các phòng ban ngay khi thư có thể chuyển đi. Đảm bảo thư từ đc chuyển đi kịp thời, chính xác.
- Nhận và gửi thư ra ngoài. Theo dõi mã vận đơn chứng từ.
QUẢN LÝ CON DẤU/ TÀI SẢN/ VPP
- Quản lý máy scan, photo, máy in, máy chiếu,... Báo IT nếu có lỗi
- Quản lý máy nước uống, thiết bị điện, tài sản VP. Báo kỹ thuật sửa chữa khi có hư hỏng.
- Quản lý con dấu văn phòng đại diện Hồ Chí Minh, đảm bảo không làm thất lạc.
- Quản lý và giữ gìn các thiết bị bút chiếu, bút ký chứng từ Ban TGĐ
- Theo dõi cấp văn phòng phẩm, đề xuất mua VPP hàng tháng
CẬP NHẬT HSNV TRÊN HỆ THỐNG
- Scan HSXV của nhân viên và cập nhật thông tin lên phần mềm
- Cập nhật danh sách nhân viên văn phòng HCM
- Cập nhật bảng kê đặt khách sạn hàng tháng của sales và gửi kế toán
HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÁNH VP
- Scan, photo chứng từ và gửi file cho mọi người
- Trình ký chứng từ của các nhà máy khác: AP, NTU, BN, ĐN. Gửi trả HS đã trình ký
- Mua hoa quầy lễ tân vào mỗi thứ 2 hàng tuần.
- Đăng ký, cấp phát thẻ xe nhân viên mới và thu hồi khi nhân viên nghỉ việc
- Cấp và kiểm soát phiếu ra hàng khi chuyển mẫu lớn ra khỏi tòa nhà
- Đăng ký thi công sửa chữa văn phòng (nếu có), đăng ký làm việc ngoài giờ (nếu có) với quản lý tòa nhà.
THANH TOÁN CHI PHÍ HÀNH CHÁNH VP
- Thanh toán các chị phí hoạt động văn phòng Hồ Chí Minh: điện, nước uống, chi phí chuyển phát nhanh, chí phí gửi xe văn phòng, chi phí thuê văn phòng, chi phí sinh hoạt,...
BÁO CÁO
- Báo cáo các chi phí trong tháng cho trưởng bộ phận vào ngày 5 hang tháng
- Báo cáo các phát sinh, sự vụ đột xuất"