NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH - NHÂN SỰ

* Công việc Lễ tân - Văn thư:
- Tiếp đón và hướng dẫn khách đến liên hệ công tác
- Quản lý tổng đài, trực điện thoại, máy fax
- Căn cứ vào nội dung các văn bản, giấy tờ để đóng dấu thích hợp.
- Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đi và đến.
- Phân loại và phân phối công văn cho các bộ phận, tra cứu, cung cấp tài liệu hồ sơ theo yêu cầu.
- Chuyển giao công văn tài liệu, báo chí, báo cáo đến các Phòng ban, bộ phận liên quan.
- Viết giấy giới thiệu, giấy công tác.
- Đánh máy, photocopy các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao.
- Sắp xếp hồ sơ, tài liệu để lưu trữ vào sổ sách, theo dõi luân chuyển hồ sơ.
- Giữ bí mật nội dung các công văn giấy tờ, tài liệu...
- Trực tiếp thực hiện, theo dõi việc kiểm soát tài liệu, kiểm soát hồ sơ của Phòng.
- Giữ các hồ sơ pháp lý của Công ty nếu được giao.
* Hỗ trợ Nhân sự:
- Biết làm hồ sơ BHXH (nếu được yêu cầu)
- Quản lý hồ sơ Nhân sự, tuyển dụng
- Theo dõi quản lý chấm công, đồng phục nhân viên hàng ngày theo quy định của công ty. Cuối tháng tổng kết chuyển Admin.
* Kinh doanh:
- Có hiểu biết về ngành nghề kiến trúc xây dựng của công ty, có khả năng viết tin, bài và cập nhật tin, bài, hình ảnh ... lên Facebook, website công ty ( marketing )
- Hỗ trợ cùng Giám Đốc tiếp xúc, làm việc với khách hàng khi có yêu cầu (sale )
* Hậu cần:
- Quan tâm đời sống CBCNV (Tổ chức ăn uống ngày lễ, sinh nhật, tham quan, nghỉ mát...)
- Thủ tục khác: đặt vé máy bay công tác, phòng khách sạn.
- Quản lý thiết bị, tài sản, văn phòng phẩm của công ty.
- Lập danh sách theo dõi thiết bị, công cụ dụng cụ, máy móc tài sàn. Tiến hành kiểm kê định kỳ hàng năm.
* Quyền hạn:
- Từ chối đóng dấu với các văn bản không đúng thẩm quyền..
- Từ chối viết giấy giới thiệu, giấy công tác với các trường hợp không đúng theo qui định của Công ty.
* Báo cáo công việc:
- Báo cáo công việc cho người quản lý trực tiếp, hoặc khi cần thiết và có yêu cầu thì báo cáo công việc trực tiếp với Tổng Giám Đốc.