Nhiệm vụ:
Soạn thảo báo giá, thư chào hàng, hợp đồng kinh tế, giấy ủy quyền bán hàng, biên bản ký gửi và hồ sơ vào hàng.
Quản lý, lưu trữ và theo dõi vòng đời các văn bản hành chính, đảm bảo thu hồi đầy đủ hợp đồng đã ký trong tháng.
Tiêu chuẩn hoàn thành:
Văn bản hoàn tất trong vòng tối đa 24 giờ kể từ khi nhận yêu cầu.
2. Công tác Tuyển dụng (10% thời lượng)
Nhiệm vụ:
Lên kế hoạch đăng tin tuyển dụng và tìm kiếm ứng viên qua các kênh phù hợp.
Sàng lọc hồ sơ ứng viên ban đầu và chuyển tiếp cho
chuyên viên tuyển dụng hoặc cấp quản lý.
3. Hỗ trợ làm Hồ sơ thầu (10% thời lượng)
Nhiệm vụ:
Lọc danh mục hàng hóa trong thầu, trình quản lý xin giá và tiến hành mua hồ sơ mời thầu.
Thực hiện thủ tục bảo lãnh thầu, soạn thảo và nộp hồ sơ dự thầu đúng thời hạn quy định.
Đối chiếu tài liệu thầu khi có thông báo từ đơn vị mời thầu (theo tài liệu Hướng dẫn làm thầu riêng của công ty).
4. Cung cấp công cụ bán hàng & Lưu trữ hồ sơ (10% thời lượng - chia đều)
Nhiệm vụ:
Dự trù số lượng và phối hợp với Phòng Marketing in ấn tờ rơi, catalogue, bao thư, bảng báo giá, hàng mẫu và gimmick cho Trình dược viên (TDV) và khách hàng.
In ấn hồ sơ sản phẩm, hồ sơ pháp lý công ty, nhà cung cấp, kết quả trúng thầu để cung cấp khi có nhu cầu.
Sắp xếp kho lưu trữ hồ sơ, hợp đồng khoa học, đảm bảo tiêu chí "dễ nhìn, dễ thấy, dễ lấy".
5. Quản lý chi phí văn phòng & Trang thiết bị (5% thời lượng)
Nhiệm vụ:
Dự trù văn phòng phẩm định kỳ cuối tháng/quý và cấp phát cho nhân viên.
Tính toán và cấp phát chi phí gửi xe hàng tháng cho nhân viên trước ngày 05.
Đầu mối liên hệ xử lý,
sửa chữa máy móc và trang thiết bị văn phòng phát sinh trong ngày.
6. Tổ chức sự kiện nội bộ & Tiếp khách (5% thời lượng)
Nhiệm vụ:
Soạn thông báo, lên nội dung cuộc họp, đặt phòng họp, chuẩn bị trang thiết bị, nước uống, trái cây trước giờ họp 10 phút.
Đặt dịch vụ ăn uống, chỗ ở và phương tiện di chuyển cho các sự kiện của công ty hoặc khách ghé thăm (thông báo trước ít nhất 01 ngày).
Chào hỏi và hướng dẫn khách đến làm việc với các bộ phận chức năng.
7. Nghiệp vụ C&B: Chấm công, BHXH & Phúc lợi (10% thời lượng)
Nhiệm vụ:
Chấm công, theo dõi ngày phép năm. Hoàn thành 01 bảng chấm công tính lương và 01 bảng chấm công BHXH trước ngày 05 hàng tháng.
Thực hiện nghiệp vụ khai báo tăng/giảm lao động, giải quyết chế độ BHXH, sổ thẻ cho người lao động.
Thực hiện các chế độ phúc lợi: sinh nhật, hiếu hỉ, ốm đau, lễ Tết (duyệt chi trước ngày lễ Tết 02 ngày).
Tổng hợp ngày phép năm còn lại để xác nhận với người lao động vào tháng 1 và quyết toán phép theo lương cơ bản vào tháng 4 hàng năm.
8. Báo cáo & Công việc hành chính khác (10% thời lượng)
Nhiệm vụ:
Cập nhật báo cáo tuần theo mẫu.
Kết xuất và tổng hợp các báo cáo kinh doanh (doanh thu, doanh số, số lượng hàng bán theo sản phẩm của từng
nhân viên kinh doanh) từ phần mềm kế toán để trình Giám đốc trước ngày 04 hàng tháng.
Công chứng giấy tờ pháp lý, hợp đồng, kết quả trúng thầu và thực hiện công việc trang trí văn phòng hoặc nhiệm vụ phát sinh theo chỉ đạo của Quản lý.
Học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành Quản trị Nhân lực, Luật, Kinh tế hoặc Quản trị Kinh doanh. Ưu tiên các trường Đại học Kinh tế Quốc dân, ĐH Lao động Xã hội, ĐH Kinh tế TP.HCM hoặc ĐH Luật.
Kinh nghiệm: Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương. Ưu tiên ứng viên có am hiểu và kinh nghiệm làm việc trong ngành Dược.
Kỹ năng chuyên môn:
Thành thạo tin học văn phòng (Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Visio).
Có kiến thức nền tảng về tuyển dụng và quy định pháp luật lao động/BHXH.
Chứng chỉ ưu tiên: Có chứng chỉ kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng hoặc hệ thống đánh giá hiệu quả công việc (KPIs/PMS).
Kỹ năng mềm: Tỉ mỉ, cẩn thận, quản lý thời gian tốt, kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống linh hoạt.