NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH TỔNG VỤ

Mô tả Công việc
MỤC TIÊU CÔNG VIỆC:
Hỗ trợ Giám sát hành chính tổng vụ bằng cách chủ động phụ trách các công việc hành chính tổng vụ hàng ngày, kiểm soát tài liệu, chuẩn bị dữ liệu và theo dõi tiến độ.
Hiểu rõ mục đích của từng công việc được giao, kiểm chứng thông tin, nhận diện các bất thường hoặc hoạt động chưa hiệu quả, đề xuất giải pháp thực tế và theo dõi các hành động đã thống nhất đến khi hoàn tất, thay vì chỉ thực hiện theo hướng dẫn.
Phối hợp với các phòng ban và các nhà cung cấp dịch vụ được phê duyệt để đảm bảo các hoạt động hành chính được thực hiện an toàn, đúng thời hạn và có đầy đủ hồ sơ, bằng chứng hỗ trợ để truy xuất khi cần.
Mục tiêu: có khả năng tự chủ xử lý các công việc thường xuyên trong phạm vi được phân quyền, nâng cao hiệu quả theo dõi và báo cáo vấn đề, qua đó giúp Giám sát hành chính tổng vụ tập trung vào kiểm tra, ra quyết định, xử lý các vấn đề, quản lý nhà cung cấp/dịch vụ và cải tiến liên tục.
NHIỆM VỤ:
Theo dõi số lượng suất ăn hằng ngày, đặt suất ăn, điều chỉnh suất ăn OT, cập nhật thực đơn và chuẩn bị các hồ sơ cần thiết cho căn tin theo quy trình hiện hành.
Sắp xếp xe đưa đón/taxi theo nhu cầu công việc; cập nhật danh sách hành khách/người sử dụng và phối hợp xử lý các yêu cầu hành chính đã được phê duyệt như đặt khách sạn, vé máy bay, chuyển phát nhanh, bưu phẩm và các dịch vụ hành chính khác.
Hỗ trợ chuẩn bị phòng họp, các sự kiện của công ty, văn phòng phẩm đã được phê duyệt, các vật dụng pantry/hành chính định kỳ và các hoạt động khác theo lịch công việc của Giám sát hành chính tổng vụ.
Chuẩn bị và theo dõi hồ sơ PR/PO/WO/thanh toán, đối soát biên bản/xác nhận dịch vụ, hóa đơn, hồ sơ nghiệm thu, báo giá và các tài liệu chứng từ liên quan.
Duy trì và cập nhật dữ liệu tổng thể về nhà cung cấp/hợp đồng; chủ động cảnh báo Giám sát hành chính tổng vụ về các hợp đồng hoặc hạng mục dịch vụ sắp hết hạn/cần gia hạn, đặc biệt trong khoảng 60-90 ngày tới.
Chuẩn bị dữ liệu chi phí/dịch vụ và tình trạng thanh toán hàng tháng để báo cáo; chủ động nhận diện các hồ sơ còn thiếu, chênh lệch bất thường, hạng mục quá hạn hoặc các rủi ro trước khi trình duyệt.
Theo dõi và phối hợp xử lý các hoạt động dịch vụ thường xuyên liên quan đến căn tin, vận chuyển, vệ sinh, an ninh, cơ sở vật chất, tiện ích, dịch vụ văn phòng, chăm sóc cảnh quan và các nhà cung cấp Giám sát hành chính tổng vụ khác được phân công.
Duy trì hồ sơ dịch vụ, danh sách các hạng mục đang mở và bằng chứng hoàn tất; phối hợp với những người phụ trách tại các khu vực nhà máy để thu thập thông tin nguồn và xác nhận tình trạng thực tế.
Thực hiện kiểm tra tại hiện trường khi cần thiết để xác nhận chất lượng dịch vụ, tình trạng hoàn thành công việc hoặc thông tin được báo cáo.
Chuẩn bị hồ sơ hỗ trợ và theo dõi thời hạn liên quan đến giấy phép lao động, thẻ tạm trú (TRC), visa và các thủ tục hành chính khác dành cho chuyên gia nước ngoài được phân công.
Đảm bảo hồ sơ đầy đủ, có thể truy xuất và được lưu trữ đúng quy định; theo dõi thời hạn và chủ động báo cho Giám sát hành chính tổng vụ đủ sớm để thực hiện các hành động cần thiết.
Chuẩn bị các báo cáo hàng tuần/hàng tháng và duy trì các bảng theo dõi quan trọng.
Phân tích các vấn đề lặp lại, công việc thủ công/trùng lặp, điểm nghẽn và dữ liệu vận hành cơ bản nhằm xác định nguyên nhân gốc rễ và cơ hội cải tiến thực tế.
Đề xuất và hỗ trợ triển khai các quy trình đơn giản hoặc các biện pháp kiểm soát dựa trên hệ thống; theo dõi các hoạt động cải tiến đã thống nhất đến khi hoàn tất.