Nhân viên hành chính văn phòng ( Admin Officer )

Mô tả Công việc
Hành chính văn phòng
Soạn thảo, lưu trữ văn bản, công văn; trình ký, ban hành và theo dõi hiệu lực các quyết định theo đúng quy trình.
Sắp xếp lịch họp, đặt phòng họp, chuẩn bị tài liệu và trang thiết bị phục vụ các cuộc họp, sự kiện của Công ty.
Quản lý văn phòng phẩm, tài sản, mua sắm trang thiết bị văn phòng và tìm báo giá nhà cung cấp.
Tạo mã nhân viên, theo dõi ngày công, giờ làm việc của CBNV (khối cửa hàng); phối hợp với các phòng ban để cập nhật thông tin nhân sự kịp thời, chính xác.
Cơ sở vật chất & mua sắm
Lập kế hoạch và thực hiện mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị, tìm kiếm và đàm phán báo giá với nhà cung cấp.
Quản lý tài sản, cơ sở vật chất: theo dõi, kiểm kê định kỳ; giám sát bảo trì, sửa chữa; đảm bảo hệ thống điện, nước, điều hòa hoạt động ổn định.
Theo dõi bảo dưỡng, sửa chữa phương tiện và tài sản, đảm bảo vận hành liên tục.
Giám sát công tác bảo trì, sửa chữa hệ thống điện, nước, điều hòa, mạng, ..... và các trang thiết bị văn phòng.
Làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ (vệ sinh, bảo vệ, internet, điện nước) để đảm bảo hoạt động văn phòng liên tục, ổn định.
Lễ tân - Sự kiện
Công tác lễ tân, tiếp đón khách và hỗ trợ điều hành hằng ngày.
Điều phối xe công tác: tiếp nhận yêu cầu, sắp xếp lịch xe, theo dõi lộ trình, nhiên liệu và lịch bảo dưỡng phương tiện.
Lên kế hoạch, tổ chức các sự kiện nội bộ (sinh nhật, lễ Tết, team building) và tổng hợp báo cáo chi phí hành chính hằng tháng cho Quản lý trực tiếp.
Báo cáo & Công việc khác
Tổng hợp báo cáo chi phí mua sắm, tình hình sử dụng tài sản, văn phòng phẩm hằng tháng cho Quản lý trực tiếp.
Thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của Quản lý trực tiếp.