NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH

Mô tả Công việc
Tiếp nhận, phân loại, theo dõi và chuyển giao công văn, hồ sơ, thư từ; thực hiện lưu trữ hồ sơ, tài liệu hành chính khoa học, bảo mật.
Thực hiện công tác lễ tân, đón tiếp khách hàng/đối tác; chuẩn bị phòng họp, trang thiết bị, nước uống và hậu cần cho các cuộc họp, hội nghị, sự kiện.
Tổng hợp nhu cầu, thực hiện mua sắm/cấp phát và quản lý văn phòng phẩm, mực in, nước uống, vật tư tiêu hao; theo dõi tồn kho và kiểm soát sử dụng tiết kiệm.
Theo dõi tình trạng cơ sở vật chất, máy móc và thiết bị văn phòng; phối hợp bảo trì, sửa chữa khi phát sinh.
Giám sát vệ sinh, cảnh quan văn phòng; triển khai và duy trì 5S, an toàn lao động và PCCC.
Theo dõi, cập nhật và đối chiếu các khoản chi phí hành chính như điện, nước, internet, VPP, vệ sinh, thuê văn phòng...
Tổng hợp nhu cầu và hỗ trợ lập kế hoạch/dự toán ngân sách hành chính định kỳ.
Phối hợp với Kế toán và các bộ phận liên quan trong việc đối chiếu hóa đơn, chứng từ và thanh toán các chi phí hành chính.
Làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ như VPP, chuyển phát nhanh, vệ sinh, bảo vệ, bảo trì thiết bị... để theo dõi tiến độ và chất lượng dịch vụ.
Thực hiện báo cáo tuần/tháng và các công việc hành chính khác theo phân công của cấp quản lý.