Nhân Viên HR Admin

Mô tả Công việc
1. Hỗ trợ Hành chính & Thư ký cho COO/Administrative & Secretarial Support for the COO
Ø Sắp xếp, quản lý lịch làm việc, lịch họp hằng ngày/tuần của COO./
Arrange and manage the COO's daily/weekly work and meeting schedule.
Ø Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ phục vụ các cuộc họp, làm việc của COO./
Prepare documents and materials for the COO's meetings and work.
Ø Hỗ trợ hậu cần khi COO tiếp khách, làm việc với nhà thầu, đối tác trong và ngoài nước./
Provide logistical support when the COO receives guests or meets with domestic/international contractors and partners.
2. Quản lý Thông tin & Lịch họp Nhà thầu/Contractor Information & Meeting Coordination
Ø Tiếp nhận, tổng hợp thông tin, hồ sơ từ các nhà thầu (năng lực, báo giá, tiến độ thi công/lắp đặt)./
Receive and consolidate information/documents from contractors (capability profiles, quotations, construction/installation progress).
Ø Sắp xếp, điều phối lịch họp với các nhà thầu trong và ngoài nước theo yêu cầu của COO./
Arrange and coordinate meeting schedules with domestic and international contractors as required by the COO.
Ø Theo dõi, nhắc việc các đầu việc phát sinh sau họp với nhà thầu./
Track and follow up on action items arising from contractor meetings.
3. Ghi nhận & Tổng hợp Biên bản Họp (MoM)/Meeting Minutes (MoM) Recap
Ø Tham dự họp, ghi chép và soạn thảo biên bản họp (MoM) bằng tiếng Việt và tiếng Anh với nhà thầu trong và ngoài nước./
Attend meetings, take notes and prepare Minutes of Meeting (MoM) in Vietnamese and English with domestic and international contractors.
Ø Gửi MoM cho các bên liên quan sau họp; lưu trữ hồ sơ, tài liệu họp./
Distribute MoM to relevant parties after each meeting; maintain meeting records and documentation.
Ø Theo dõi tiến độ thực hiện các nội dung, cam kết đã thống nhất trong MoM./
Track progress on items and commitments agreed upon in the MoM.
4. Hỗ trợ Công việc Hành chính Nhân sự/HR & Admin Support
Ø Hỗ trợ soạn thảo, quản lý hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động và các văn bản, thủ tục pháp lý liên quan./
Support drafting and managing personnel records, labor contracts and related legal documents/procedures.
Ø Hỗ trợ công tác tuyển dụng: đăng tin, sàng lọc hồ sơ, sắp xếp lịch phỏng vấn./
Support recruitment: posting vacancies, screening applications, and scheduling interviews.
Ø Hỗ trợ theo dõi bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các chế độ liên quan cho người lao động./
Support tracking social/health insurance and related entitlements for employees.
Ø Hỗ trợ công tác lương, thưởng, phúc lợi (C&B)./
Support compensation & benefits (C&B) administration.
5. Báo cáo/Reporting
Ø Lập báo cáo công việc hằng tuần gửi COO./
Prepare and submit a weekly work report to the COO.