* Thực hiện công việc liên quan đến Phiếu đặt hàng / Hợp đồng / Thông tin bảo hành, lắp đặt / Báo cáo doanh số / Theo dõi thu - chi / Thu hồi công nợ ...nhằm đảm bảo hoạt động kế toán Showroom không tách rời bộ phận kế toán tại công ty và đáp ứng sự hài lòng của khách hàng về dịch vụ.
* Quản lý Phiếu đặt hàng / Hợp đồng:
- Tiếp nhận phiếu đặt hàng, hợp đồng thiết bị, hợp đồng tủ bếp từ NVKD
- Kiểm tra khả năng cung ứng
- Chuyển Phiếu đặt hàng / Hợp đồng về văn phòng bằng fax, scan cho
kế toán kho lưu hồ sơ và làm các thủ tục giữ hàng trong kho.
- Phối hợp với kế toán kho theo dõi Phiếu đặt hàng đến khi đóng hồ sơ gồm: thời gian giao hàng, lắp đặt, thanh toán, thu hồi công nợ
- Kiểm tra hình thức thanh toán: tiền mặt, thẻ ATM hay chuyển khoản, luôn tuân thủ nguyên tắc: Khách hàng phải thanh toán đủ mới giao hàng.
- Theo dõi đặt cọc, đổi hàng, hủy hàng, trả hàng và thực hiện đúng các biểu mẫu liên quan
- Chịu trách nhiệm thu - chi tiền mặt tại Showroom đúng số phiếu thu, số phiếu chi, đúng thời điểm, đúng số tiền. Kiểm soát thu - chi trên sổ sách kế toán đúng theo yêu cầu.
- Bảo đảm công việc được thực hiện đúng Quy trình và Quy định đã ban hành
* Theo dõi thông tin bảo hành và lắp đặt:
- Tiếp nhận thông tin bảo hành, lắp đặt từ khách hàng và NVKD
- Chuyển thông tin cho Bộ phận Điều phối hoặc Teka Việt Nam để sắp xếp
nhân viên bảo trì kỹ thuật đi kiểm tra, bảo hành, sửa chữa, hướng dẫn sử dụng, lắp đặt
- Kiểm tra khả năng cung ứng phụ kiện thay thế và lập đơn đặt hàng phụ kiện thay thế khi có yêu cầu thay thế tính phí.
- Theo dõi các đơn hàng đã giao, đã lắp đặt, đã bảo hành, đã đổi / hủy / trả hàng sau khi bộ phận điều phối và bộ phận kỹ thuật thực hiện
- Kết hợp giao hàng và lắp đặt thiết bị cho khách hàng tủ bếp bảo đảm thời gian hợp lý giữa các bộ phận
* Tiếp nhận Phiếu xuất kho và thực hiện Quyết toán tủ bếp, theo dõi hồ sơ tủ bếp:
- Tiếp nhận Phiếu xuất kho tủ bếp từ bộ phận kế toán công ty
- Căn cứ vào Phiếu xuất kho / Hợp đồng tủ bếp để lập Bảng quyết toán
- Theo dõi các lần thanh toán trên hợp đồng, các khoản đề xuất tính phí....cập nhật cho kế toán công ty
- Theo dõi công nợ, thu hồi công nợ theo Quyết toán tủ bếp cho đến khi đóng hồ sơ tủ bếp
- Lưu hồ sơ tủ bếp theo Quy trình
* Theo dõi doanh số:
- Lập bảng theo dõi doanh số nhân viên, doanh số tháng, doanh số quý, doanh số năm
- Theo dõi xuất hàng để nắm đúng doanh số đạt
- Cập nhật và đối chiếu doanh số ngay sau khi xuất hàng
*
Chăm sóc khách hàng :
- Xây dựng thông tin để khách hàng dễ dàng tiếp nhận thông tin về công ty, tính năng sản phẩm, giá cả, phương thức thanh toán ...
- Lên kế hoạch để thăm hỏi khách hàng VIP, khách hàng thường xuyên của công ty. Ghi nhận ý kiến của khách hàng để cải tiến công việc.
- Tổ chức thực hiện đo lường mức thõa mãn của khách hàng 2 lần/năm. Báo cáo kết quả cho trưởng bộ phận. Tìm hiểu nguyên nhân gây ra các đánh giá không tốt, chưa đạt của khách hàng, đề xuất hướng xử lý.
* Quy chế chung:
* Thực hiện nghiêm túc nội quy, quy định của công ty, của khối về đồng phục, hình ảnh nhân viên. Đồng thời luôn duy trì tác phong chuyên nghiệp khi làm việc với khách hàng như chuẩn bị đầy đủ chứng từ, phiếu các loại, biểu mẫu hiện hành, báo giá, catalogue...
* Tự phát triển cá nhân:
- Đưa ra các sáng kiến / cải tiến đổi mới trong công việc
- Tham gia các khóa học / đào tạo nội bộ và bên ngoài nhằm nâng cao năng lực vị trí
Báo cáo cho Ban Giám đốc theo định kỳ hàng tuần, tháng, quý, năm về công việc của Showroom:
- Lập đầy đủ các báo cáo, thống kê theo quy định
- Bảo quản, lưu giữ các tài liệu kế toán
- Giữ bí mật số liệu và tài liệu kế toán
* Thực hiện những công việc khác theo phân công của cấp trên.