Thực hiện các nhiệm vụ hành chính, văn thư được giao, bao gồm nhưng không giới hạn ở việc hỗ trợ điện thoại, phân phối thư tín, báo cáo chi phí, lên lịch, kế hoạch, điều phối các cuộc họp/sự kiện đặc biệt tại bộ phận Quản lý bất động sản, theo dõi thực hiện các yêu cầu, ...
Quản lý và kiểm kê định kỳ/đột xuất danh mục tài sản, công cụ dụng cụ, ... của Nhà cung cấp.
Kiểm tra hồ sơ/ Hợp đồng nhà cung cấp ....trước khi trình ký. Thực hiện trình ký/theo dõi tiến độ trình ký tại CBRE/đối tác và trả/lưu hồ sơ khi kết thúc. Bao gồm việc Hỗ trợ trình ký & chuyển HR về bảng tính OT trước ngày 5 hàng tháng
Tìm kiếm, lựa chọn Nhà cung cấp Dịch vụ, Soạn thảo & Quản lý Hợp đồng nguyên tắc với Nhà cung cấp theo đúng quy trình, quy định liên quan. Theo dõi và cập nhật thông tin Hợp đồng
quản lý vận hành, nhà cung cấp.
Đặt và quản lý đồng phục, vật dụng cấp cho Dự án (đồng phục lễ tân/kỹ thuật/hồ bơi/dù).
Tạo PO các dịch vụ hành chính/hỗ trợ đặt dịch vụ công tác (như vé máy bay).
Lập các loại thư từ/công văn/thông báo liên quan đến nhân sự, dịch vụ, công nợ.... với đối tác tại Dự án liên quan.
Kiểm tra bảng chấm công, hồ sơ thanh toán phí Quản lý vận hành, phí nhân sự/ phối hợp với kế toán đối soát phí Quản lý vận hành để xuất hóa đơn với 1 số mô hình dự án.
Liên quan đến Hợp đồng quản lý vận hành: Theo dõi thời hạn HĐ QLVH, in HĐ/PLHĐ/BBTL/Thư gia hạn/Thư kết thúc...trình ký và lưu hồ sơ
Chuẩn bị các báo cáo tháng, Quý, báo cáo định kỳ theo yêu cầu.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công.
