Nhân Viên Kế Toán Dự Án

I. Thông tin chung
Đơn vị trực thuộc: Bộ phận Quản lý tài sản
Lãnh đạo phụ trách: Quản lý kế toán/Quản lý tòa nhà
Báo cáo trực tiếp cho: Quản lý kế toán BP Quản lý tài sản và/hoặc Quản lý tòa nhà tại Ban quản lý tòa nhà
II. Chức năng, nhiệm vụ chính:
1. Thực hiện các công việc kế toán tại dự án Quản lý tòa nhà theo quy định:
- Tham gia lập ngân sách định kỳ tại dự án, Quản lý ngân sách và các khoản thu/chi theo ngân sách và/hoặc phát sinh ngoài ngân sách để sẵn sàng thực hiện các báo cáo tài chính - kế toán theo yêu cầu của các bên liên quan.
- Thực hiện các nghiệp vụ đúng theo quy trình/quy định liên quan. Đảm bảo hồ sơ chứng từ thu/chi/các giao dịch tài chính kế toán phù hợp và chính xác theo nghiệp vụ liên quan.
- Tính và thông báo các khoản phải thu đối với khách thuê/cư dân/nhà thầu ... tại dự án. Thực hiện thu, phối hợp thu và theo dõi các khoản phải thu từ khách thuê/cư dân/nhà thầu, thu phí trông giữ xe vãng lai hàng ngày, thu và hoàn cọc thi công, ...
- Nộp các khoản thu bằng tiền mặt vào tài khoản chỉ định theo quy định. Giao cho đối tác các khoản thu hộ (nếu có).
- Lập hồ sơ và/hoặc lệnh yêu cầu thanh toán các khoản thu Phí quản lý vận hành/phí nhân sự từ Chủ đầu tư/Ban quản trị.
- Lập hồ sơ và/hoặc lệnh yêu cầu thanh toán các khoản phải trả cho Nhà cung cấp. Phối hợp với kế toán Bộ phận quản lý tài sản/kế toán Công ty CBRE (tùy mô hình dự án và phân công phối hợp từng thời điểm) trong việc yêu cầu Chủ đầu tư/Ban quản trị thanh toán chi phí Dịch vụ liên quan do bên thứ 3 cung cấp tại dự án.
- Cập nhật sao kê, theo dõi công nợ phải thu/phải trả.
- Phát hiện và báo cáo các vấn đề rủi ro/tiềm ẩn để ngăn chặn và giảm thiểu các vấn đề phát sinh.
- Chuẩn bị hồ sơ dữ liệu và phối hợp tiếp đoàn kiểm toán bên trong, bên ngoài.
2. Thực hiện các công việc kế toán phải thu:
- Tạo lập dữ liệu để xuất hóa đơn.
- Phối hợp với BP liên quan kiểm tra việc tính phí Quản lý vận hành, Phí nhân sự, hoàn tất hồ sơ Đề nghị Chủ đầu tư/Ban quản trị thanh toán các khoản phải thu về Công ty CBRE.
- Theo dõi, đôn đốc thu hồi công nợ phí quản lý, phí nhân sự của tất cả dự án. Phối hợp kế toán công nợ phải thu của công ty để cung cấp thông tin upload xuất hóa đơn kịp thời.
- Kiểm tra đối chiếu danh sách xuất hóa đơn tại các dự án được giao.
3. Thực hiện các công việc kế toán phải trả:
- Kiểm tra chứng từ, hồ sơ thanh toán cho nhà cung cấp, phối hợp nhà cung cấp điều chỉnh, bổ sung chứng từ theo yêu cầu.
- Kiểm tra và hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn xuất sai thông tin (nếu có).
- Hoàn tất hồ sơ yêu cầu Chủ đầu tư/Ban quản trị thanh toán các khoản phải trả cho bên cung cấp hàng hóa/Dịch vụ tại dự án.
- Theo dõi công nợ, hồ sơ và đôn đốc Chủ đầu tư/Ban quản trị phê duyệt thanh toán và/hoặc lập hồ sơ thanh toán cho nhà cung cấp (tùy mô hình dự án).
- Giải đáp các thắc mắc/yêu cầu của Chủ đầu tư/Ban quản trị/Khách thuê...(nếu có).
4. Các báo cáo:
- Báo cáo ngay cho cấp trên khi có các vấn đề bất thường.
- Báo cáo tồn đọng liên quan đến phạm vi công việc mình phụ trách.
- Gửi báo cáo định kỳ cho Kế toán Văn phòng chính, tùy mô hình dự án, có thể bao gồm:
 Báo cáo tài chính: báo cáo hoạt động, báo cáo thu chi, báo cáo công nợ phải thu, công nợ phải trả,
 Báo cáo các khoản tạm trích trước trong tháng/báo cáo sử dụng quỹ tiền mặt,
 Báo cáo sao kê ngân hàng,
 Bảng kê lệnh thanh toán trên HSBC (so với chứng từ đã gửi).
5. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công.