Nhân Viên Lễ Tân Hành Chính

Tiếp đón hướng dẫn khách
Thực hiện công việc lễ tân, đón khách đến giao dịch tại công ty
Mời nước, tiếp khách khi chờ CBNV các bộ phận tới
Hỗ trợ khách hàng thông báo đến các phòng ban chuyên môn để tiếp đón và giải quyết các vấn đề của khách
Các công việc khác theo sự sắp xếp của quản lý
2. Nhận và chuyển cuộc gọi
Trả lời và giải đáp thắc mắc của khách hàng trong quyền hạn cho phép
Chuyển các phòng ban chức năng giải đáp các thông tin chi tiết
3. Quản lý phòng họp
Nhận đăng ký phòng họp của các phòng ban đơn vị qua phần mềm, điện thoại, email
Sắp xếp lịch họp, phòng họp. Thông báo nhóm hỗ trợ chuẩn bị theo yêu cầu đơn vị đăng ký
4. Tiếp nhận và chuyển tiếp hồ sơ
Nhận, phân loại hồ sơ, công văn, báo chí và chuyển đến các phòng ban đơn vị.
Tiếp nhận hồ sơ chuyển đi bằng hình thức chuyển phát nhanh và xe tuyến.
Đặc biệt đối với các công văn đến yêu chuyển ngay văn thư để vào số và chuyển thông tin đến các đơn vị liên quan
5. Theo dõi và thanh toán CP chuyển phát nhanh
Lập bảng theo dõi chi phí chuyển phát nhanh.
Kiểm soát hồ sơ trước khi gửi đi đảm bảo đúng quy định của Công ty.
Yêu cầu các phòng ban giải trình khi có phát sinh đột biến trong tháng.
Làm đề nghị thanh toán chuyển phát nhanh.
Thông báo cho các phòng ban về chi phí chuyển phát nhanh