* Quản lý văn bản đi, đến -quản lý con dấu - lưu trữ hồ sơ, tài liệu
- Tiếp nhận, quản lý các loại công văn đi đến, vào sổ công văn đi và đến; Phân loại và phân phối công văn cho các bộ phận; Tra cứu, cung cấp tài liệu hồ sơ theo yêu cầu;
- Quản lý việc sử dụng con dấu và thực hiện các nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ theo các quy định về quản lý hành chính của Tập đoàn và nhà nước.
- Sắp xếp hồ sơ, tài liệu để lưu trữ vào sổ sách, theo dõi luân chuyển hồ sơ; số hóa tài liệu, văn bản; Quản lý hồ sơ, tài liệu.
- Soạn thảo các văn bản hành chính - nhân sự; In ấn, photo tài liệu; - Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi/đến;
- Làm các thủ tục liên quan tới các cơ quan công quyền
* Mua sắm, bảo dưỡng sửa chữa tài sản, công cụ dụng cụ, trang thiết bị, văn phòng phẩm...
- Xây dựng kế hoạch, định mức cấp phát văn phòng phẩm; Mua sắm, quản lý và cấp phát đồng phục, bảo hộ lao động và cung ứng văn phòng phẩm. Thường xuyên cập nhật giá đối tác mới để nâng cao chất lượng, cạnh tranh giá cả;
- Xây dựng quy định quản lý bảo dưỡng sửa chữa tài sản, công cụ, dụng cụ của công ty; Lập kế hoạch đầu tư, mua sắm trang thiết bị văn phòng hàng tháng, quý, năm, kế hoạch bổ sung, đột xuất và tổ chức thực hiện theo đúng các quy trình, quy định
- Thực hiện khảo sát, tìm kiếm các nhà cung cấp các dịch vụ mới
phục vụ cho công tác mua mới, duy tu, bảo trì, sửa chữa cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng. Đồng thời đánh giá định kỳ chất lượng dịch vụ, giá cả của các nhà cung cấp đang sử dụng
- Theo dõi, quản lý, cấp phát danh sách công cụ, dụng cụ, trang thiết bị , văn phòng phẩm, tài sản cố định của văn phòng:
- Thực hiện kiểm kê định kì tài sản, công cụ, dụng cụ, trang thiết bị của văn phòng
- Theo dõi, thực hiện công tác tạm ứng/ thanh toán liên quan đến công việc đảm nhận
* Lễ tân - Khánh tiết
- Tiếp đón, hướng dẫn khách, đối tác, ứng viên vào nơi chờ của khách hoặc đến trực tiếp phòng / bộ phận cần gặp.
- Theo dõi, đảm bảo không gian làm việc tại văn phòng sạch sẽ, thực hiện 5S, tiết kiệm, hiệu quả
- Tổ chức, điều phối công tác vệ sinh văn phòng
- Mua sắm, vệ sinh khu vực thờ cúng sạch sẽ, chuẩn bị thờ cúng vào các ngày lễ tết
* Công tác đối nội - đối ngoại và hậu cần
- Tiếp nhận, lưu trữ và truyền các thông tin từ bên ngoài vào công ty dưới các hình thức
- Thực hiện các công việc sắp xếp lịch trình công tác, đặt vé máy bay, khách sạn và làm [protected info] nhân viên trong công ty.
- Quản lý và cập nhật danh sách số điện thoại nội bộ của công ty;
- Quản lý lịch phòng họp. Chuẩn vị và thực hiện công tác phục vụ khi có các cuộc họp, hội thảo, tập huấn, đào tạo...
* Quản lý vệ sinh
- Xây dựng các quy định quản lý vệ sinh khuôn viên, thực hiện các biểu mẫu checksheet kiểm tra
- Tổ chức kiểm tra đột xuất, đình kỳ vệ sinh theo quy định
* Báo cáo
- Thực hiện chế độ báo cáo tuần, tháng, quý, năm
- Tổng hợp dữ liệu thông tin báo cáo và cung cấp thông tin theo yêu cầu của Quản lý trực tiếp
* Công việc khác
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Quản lý trực tiếp
- Trình độ/ Bằng cấp: Cao đẳng, Đại học
- Ngoại ngữ (cấp độ): Giao tiếp
tiếng Anh cơ bản
- Tối thiểu 1-2 năm trong lĩnh vực hành chính/văn phòng.
- Ưu tiên có kinh nghiệm tại doanh nghiệp sản xuất.
- Hiểu công tác hành chính (văn thư, lưu trữ, quản lý tài sản, hậu cần); nắm quy trình mua sắm, thanh toán; hiểu quy định nội bộ, pháp lý liên quan.
- Thực hiện quản lý hồ sơ, tài sản; tổ chức hậu cần (họp, sự kiện, công tác); làm việc với nhà cung cấp; theo dõi, đề xuất mua sắm; hỗ trợ các phòng ban.
- Kỹ năng soạn thảo văn bản; kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc; kỹ năng giao tiếp, phối hợp; kỹ năng xử lý tình huống; sử dụng Word, Excel.
- Cẩn thận, trách nhiệm; chủ động; linh hoạt; tinh thần phục vụ; bảo mật thông tin; chịu áp lực công việc.
- Môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện.
- Được đào tạo và phát triển năng lực.
- Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.
- Thưởng các dịp Lễ, Tết, Team Building hàng năm và nhiều chế độ phúc lợi hấp dẫn.
