Nhân Viên Mua Hàng (F&B)

3. Nhiệm vụ chính
3.1 Lập kế hoạch và dự trù mua hàng
• Tiếp nhận đề xuất mua hàng từ các bộ phận (Bếp, Bar, Kho, Dịch vụ, Hành chính).
• Kiểm tra mức tồn kho, hạn sử dụng, tần suất sử dụng để lập kế hoạch mua hàng hàng ngày / tuần / tháng.
• Phối hợp với Bếp trưởng và Quản lý vận hành để xác định nhu cầu nguyên liệu, thực phẩm, đồ uống, vật tư tiêu hao.
• Lập phiếu đề xuất mua hàng / đơn mua hàng trình cấp trên phê duyệt.
3.2 Tìm kiếm, lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp
• Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng, giá cả và thời gian giao hàng.
• So sánh báo giá, đàm phán giá, chiết khấu, điều khoản thanh toán, giao hàng, đổi trả.
• Duy trì danh sách và đánh giá định kỳ chất lượng nhà cung cấp.
3.3 Thực hiện đơn hàng và theo dõi tiến độ giao hàng
• Gửi đơn đặt hàng đã được phê duyệt và theo dõi xác nhận giao hàng.
• Phối hợp bộ phận Kho và Bếp để kiểm tra chất lượng, trọng lượng, hạn sử dụng khi nhận hàng.
• Xử lý các tình huống phát sinh: giao trễ, thiếu hàng, sai quy cách.
3.4 Kiểm soát chất lượng, giá cả và chi phí
• Cập nhật giá thị trường thường xuyên để đảm bảo mức giá hợp lý.
• Đề xuất chuyển đổi nhà cung cấp hoặc thay thế mặt hàng tương đương khi cần.
• Kiểm tra ngẫu nhiên chất lượng hàng hóa, đặc biệt là thực phẩm tươi sống.
3.5 Quản lý chứng từ và phối hợp thanh toán
• Lưu trữ hợp đồng, báo giá, đơn đặt hàng, phiếu nhập hàng, biên bản giao nhận.
• Đối chiếu công nợ, phối hợp với Kế toán trong việc lập hồ sơ thanh toán, kiểm tra hóa đơn VAT.
3.6 Báo cáo, kiểm kê và hỗ trợ nội bộ
• Thực hiện báo cáo mua hàng định kỳ (ngày / tuần / tháng) về tình hình đặt hàng, tồn kho, biến động giá.
• Tham gia kiểm kê định kỳ tại kho, đối chiếu số liệu nhập - xuất - tồn.
• Đề xuất cải thiện quy trình mua hàng, tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng nguồn cung.
3.7 Thực hiện các công việc khác
• Thực hiện các nhiệm vụ phát sinh khác theo yêu cầu của cấp quản lý.
• Tuân thủ quy định về an toàn thực phẩm, quy trình HACCP / ISO (nếu có).