Nhân viên mua hàng trong nước ( Purchasing Staff)

A. Tìm kiếm đánh giá nhà cung cấp trong nước
1. Thực hiện công việc tìm kiếm nhà cung cấp trong nước.
- Tìm kiếm được nhiều nhà cung cấp cho cùng một mặt hàng
- Tìm kiếm nhiều nhà cung cấp về sản phẩm quà tặngTheo dõi và cập nhật thường xuyên
2. Thu thập thông tin nhà cung cấp, báo giá, làm mẫu và đánh giá sơ bộ nhà cung cấp trước khi trình lên trưởng phòng mua hàng.
3. Tìm kiếm các nhà cung cấp quà tặng trong nước và cập nhật vào danh mục quà tặng của phòng mua hàng nhằm làm phong phú hơn các quà tặng cho công ty khi cần thiết.
B. Thực hiện công việc mua hàng trong nước
1. Phụ trách mua hàng các mặt hàng không thường xuyên theo sự phân công của Trưởng phòng.- Bảng theo dõi tiến độ đơn hàng/ hợp đồng
- Theo dõi sát về tình trạng hàng hóa
- Theo dõi các mặt hàng cần thanh lý do mua hàng phụ tráchTheo dõi và cập nhật thường xuyên
2. Đảm bảo việc tiếp nhận và thực hiện phiếu yêu cầu mua hàng của các bộ phận một cách đầy đủ không bị thiếu sót.
3. Thực hiện các bước đặt hàng theo quy trình mua hàng.
4. Đảm bảo cung ứng vật tư cho các bộ phận đúng tiến độ và chất lượng yêu cầu, nếu có bất kỳ thay đổi nào do nguyên nhân bất khả kháng phải cập nhật kịp thời cho trưởng phòng và các bộ phận liên quan.
5. Theo dõi tình trạng hàng hóa (không đạt cần đổi trả, các vấn đề về bảo hành bảo dưỡng hàng hóa....).
6. Theo dõi năng lực NCC (thống kê số lượng đổi trả hàng, giao hàng trễ tiến độ) báo cáo với Trưởng phòng nhanh chóng nhằm đưa ra phương án thay thế kịp thời.
7. Phối hợp với bộ phận Kho và kế toán để hoàn tất thủ tục nhập kho và thủ tục thanh toán nhà cung cấp.
8. Thực hiện các công việc liên quan trong quy trình thanh lý tài sản của công ty ( ví dụ: tìm kiếm khách hàng để thanh lý, giám sát việc thanh lý...).
C. Thực hiện công việc chứng từ, nhập liệu và lưu trữ hồ sơ theo quy định Iso
1. Thực hiện các thao tác chứng từ trên phần mềm ERP.- Cập nhật Bảng theo dõi đơn hàng/ Hợp đồng
- Cập nhật danh mục nhà cung cấp được duyệt
- Lưu trữ, quản lý hồ sơ chứng từ theo quy định IsoTheo dõi và cập nhật thường xuyên
2. Cập nhật chứng từ vào các danh sách theo dõi.
3. Lên kế hoạch giao hàng và kế hoạch thanh toán hàng tuần và gửi cho các bộ phận liên quan.
4. Tập hợp bộ chứng từ thanh toán cho NCC.
5. Theo dõi thời gian đáo hạn của Hợp đồng.
6. Lưu trữ hồ sơ đúng nơi quy định, đúng tiêu chuẩn ISO.
7. Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Trưởng phòng Mua hàng.