Nhân Viên Mua Hàng

MÔ TẢ CÔNG VIỆC - NHÂN VIÊN MUA HÀNG
1. Thông tin chung
Vị trí: Nhân viên Mua hàng (Purchasing Executive)
Bộ phận: Retail / F&B
Báo cáo trực tiếp: Head of Retail / CEO
Phối hợp: Bếp trưởng, FC Manager, Admin, Kế toán và các bộ phận liên quan.
2. Mục tiêu công việc
Đảm bảo cung ứng đầy đủ, đúng thời điểm, đúng chất lượng và tối ưu chi phí đối với nguyên vật liệu, hàng hóa, bao bì, vật tư phục vụ hoạt động F&B; đồng thời đảm bảo đơn hàng và chứng từ được theo dõi, đối soát và hoàn tất đầy đủ để phục vụ thanh toán.
3. Nhiệm vụ chính
1. Lập kế hoạch & thực hiện mua hàng
Tiếp nhận và tổng hợp nhu cầu mua hàng từ Bếp, FC và các bộ phận liên quan.
Kiểm tra tồn kho, nhu cầu sử dụng và lập kế hoạch đặt hàng.
Tìm kiếm, khảo sát, lấy báo giá và so sánh NCC.
Đàm phán giá, chất lượng, quy cách, MOQ, thời gian giao hàng và điều kiện thanh toán.
Thực hiện đặt hàng theo nhu cầu và quy trình/phân quyền của Công ty.
2. Theo dõi đơn hàng & giao nhận
Theo dõi đơn hàng từ lúc đặt đến khi giao nhận hoàn tất.
Follow NCC về thời gian, số lượng, quy cách và chất lượng hàng hóa.
Phối hợp với Bếp/FC kiểm tra hàng thực nhận.
Xử lý hoặc phối hợp xử lý các trường hợp giao thiếu, sai, trễ, hàng lỗi hoặc không đạt yêu cầu.
Đảm bảo hàng hóa được cung ứng kịp thời, không ảnh hưởng hoạt động vận hành.
3. Quản lý & đánh giá NCC
Xây dựng và duy trì danh sách NCC phù hợp.
Theo dõi chất lượng, giá cả, thời gian giao hàng và mức độ đáp ứng của NCC.
Định kỳ đánh giá NCC và đề xuất thay thế/tìm NCC mới khi cần.
Duy trì tính cạnh tranh về giá và ổn định nguồn cung.
4. Kiểm soát giá & chi phí
Theo dõi, cập nhật giá mua và biến động giá nguyên vật liệu/hàng hóa.
So sánh giá giữa các NCC và đề xuất phương án tối ưu chi phí.
Phối hợp với Bếp và Kế toán kiểm soát COGS, định mức và ngân sách mua hàng.
Báo cáo kịp thời các trường hợp tăng giá hoặc phát sinh chi phí bất thường.
5. Chứng từ & thanh toán
Kiểm tra và thu thập đầy đủ chứng từ của từng đơn hàng: PO/đơn đặt hàng, phiếu giao hàng, hóa đơn và các chứng từ liên quan.
Đối chiếu đơn đặt hàng - hàng thực nhận - phiếu giao hàng - hóa đơn.
Follow NCC bổ sung/điều chỉnh chứng từ còn thiếu hoặc sai thông tin.
Tổng hợp và bàn giao đầy đủ hồ sơ cho Kế toán để thực hiện thanh toán đúng hạn.
Theo dõi các hồ sơ còn thiếu/chưa hoàn tất đến khi xử lý xong.
6. Báo cáo & dữ liệu
Cập nhật dữ liệu mua hàng, giá mua, NCC và tình trạng đơn hàng.
Báo cáo định kỳ tình hình mua hàng, biến động giá, chất lượng NCC và các vấn đề phát sinh.
Lưu trữ hồ sơ, chứng từ mua hàng đầy đủ, khoa học.