Nhân Viên Nhập Liệu Và Lưu Trữ

Nhập liệu (40% thời gian)
• Nhập trong 24 giờ kể từ khi nhận hồ sơ; việc gấp theo yêu cầu đầu mối.
• Tự kiểm tra lại với hồ sơ gốc trước khi chốt; đánh dấu dòng đã kiểm tra.
• Thiết lập và theo dõi cảnh báo: hợp đồng thuê, hợp đồng CTV, hợp đồng lao động sắp hết hạn trong 30/60 ngày - gửi đầu mối phụ trách mỗi thứ Hai.
• Phát hiện sai sót đã gửi đi: báo ngay người nhận, gửi bản sửa kèm nguyên nhân.
• Chuẩn hóa dữ liệu: mã thống nhất, không trùng lặp, định dạng ngày/số điện thoại đồng nhất.
Lưu trữ hồ sơ, giấy tờ toàn công ty (30%)
• Xây dựng và vận hành hệ thống mã hồ sơ thống nhất: [Phòng]-[Loại hồ sơ]-[Năm]-[Số thứ tự].
• Tiếp nhận hồ sơ gốc từ các phòng ban kèm biên bản/sổ giao nhận; kiểm tra đủ trang, đủ chữ ký trước khi nhận.
• Scan 100% hồ sơ, lưu thư mục điện tử cùng cấu trúc mã với kho giấy; đặt tên file: [Mã hồ sơ]_[Tên ngắn]_[Ngày].
• Quản lý sổ mượn - trả: ghi người mượn, ngày mượn, hạn trả; nhắc trả quá hạn. Hồ sơ gốc không ra khỏi văn phòng khi chưa có phê duyệt của trưởng bộ phận.
• Theo dõi thời hạn lưu trữ; lập danh sách hồ sơ hết hạn đề xuất hủy, hủy có biên bản và phê duyệt của CEO.
• Vào sổ công văn đi/đến, đóng dấu đến, chuyển đúng người nhận trong ngày.
Văn phòng phẩm, vật tư (10%)
• Lập định mức văn phòng phẩm theo phòng ban, trình HR/CEO duyệt.
• Theo dõi tồn kho trên Google Sheet; kiểm kê cuối tháng.
• Ngày 25 hằng tháng: tổng hợp nhu cầu các phòng, lập đề xuất mua, so sánh tối thiểu 2 báo giá cho đơn trên 2 triệu.
• Nhận hàng: đối chiếu số lượng, chất lượng với đơn đặt và hóa đơn; chuyển hóa đơn cho Kế toán thanh toán.
• Cấp phát có ký nhận; báo cáo phòng sử dụng vượt định mức.
Admin nội bộ (20%)
• In ấn, photo, đóng quyển, chuyển phát hồ sơ cho tất cả phòng ban.
• Quản lý tài sản văn phòng (máy in, máy tính dùng chung, bàn ghế, thiết bị): lập danh mục, gắn mã, báo hỏng, liên hệ sửa chữa.
• Đặt phòng họp, chuẩn bị tài liệu, nước uống; tiếp khách, hướng dẫn khách đến đúng bộ phận.
• Nhận - phân loại thư từ, bưu phẩm; vào sổ và chuyển người nhận trong ngày.
• Hậu cần nhân sự theo phiếu của HR: chuẩn bị chỗ ngồi, văn phòng phẩm cho người mới; thu hồi tài sản, thẻ, chìa khóa khi nhân sự nghỉ việc.
• Giữ sổ giao nhận chìa khóa/thẻ từ dự phòng căn hộ nếu QLVH giao (chỉ giữ và ghi sổ).
• Vệ sinh, trật tự văn phòng: theo dõi nhà cung cấp dịch vụ vệ sinh, nước uống.
• Đề xuất cải tiến: số hóa hồ sơ, biểu mẫu điện tử, giảm in giấy.