Nhân viên Sale Admin

1. Hỗ trợ kỹ thuật thương mại & Báo giá
Tiếp nhận thông tin yêu cầu: Nhận thông số kỹ thuật từ khách hàng hoặc đội ngũ kinh doanh
Phối hợp với bộ phận kỹ thuật/sản xuất: Chuyển giao các thông số khó hoặc yêu cầu đặc thù (quạt chống cháy nổ, quạt chịu nhiệt, quạt hút bụi...) để kỹ thuật tính toán và lên bản vẽ sơ bộ.
Lập báo giá : Soạn thảo báo giá chi tiết dựa trên bảng giá quy định hoặc chi phí do bộ phận sản xuất cung cấp, bao gồm cả chi phí vận chuyển, lắp đặt (nếu có).
2. Quản lý hợp đồng & Hồ sơ dự án
Soạn thảo hợp đồng: Lập hợp đồng mua bán, hợp đồng kinh tế theo các điều khoản đã thỏa thuận (tiến độ giao hàng, điều khoản thanh toán theo đợt, chế độ bảo hành).
Chuẩn bị hồ sơ thầu/hồ sơ dự án: Đối với các đơn hàng lớn hoặc dự án B2G, Sale Admin sẽ hỗ trợ làm hồ sơ năng lực, hồ sơ kỹ thuật, các giấy tờ chứng nhận chất lượng (ISO, CO/CQ của động cơ, chứng nhận kiểm định áp suất, độ ồn...).
Theo dõi tiến độ đơn hàng: Giám sát tiến độ sản xuất tại nhà máy để đảm bảo giao quạt đúng hẹn cho công trình của khách hàng.
3. Xử lý đơn hàng & Điều phối Logistics
Lên đơn hàng nội bộ: Chuyển đơn hàng đã ký kết sang bộ phận sản xuất/kho để chuẩn bị hàng hóa.
Điều phối giao hàng: Vì quạt công nghiệp thường có kích thước và trọng lượng rất lớn (quạt ly tâm tòa nhà, quạt hút trang trại...), Sale Admin cần liên hệ các đơn vị vận tải chuyên dụng (xe tải lớn, xe cẩu) để vận chuyển đến công trình an toàn.
Xuất hóa đơn & Giấy tờ đi đường: Chuẩn bị đầy đủ hóa đơn GTGT, biên bản bàn giao, phiếu bảo hành trước khi hàng xuất kho.
4. Theo dõi công nợ & Chăm sóc khách hàng
Quản lý công nợ: Theo dõi các đợt thanh toán (Tạm ứng, thanh toán trước khi giao hàng, thanh toán sau khi nghiệm thu). Đôn đốc khách hàng hoặc hỗ trợ Sale hiện trường đòi công nợ đến hạn.
Hỗ trợ sau bán hàng: Tiếp nhận phản hồi của khách hàng về sự cố (quạt kêu to, rung lắc, ngược chiều quay...) để chuyển cho đội bảo trì/bảo hành xử lý kịp thời.
Lưu trữ dữ liệu: Quản lý thông tin khách hàng, lịch sử mua hàng, các thông số quạt đã bán để phục vụ cho việc thay thế linh kiện (cánh quạt, dây cu-roa, động cơ) sau này.