Nhân viên Thu mua - Purchasing Executive

Purchasing Executive chịu trách nhiệm thực hiện và quản lý các hoạt động mua sắm của công ty, bao gồm nguyên vật liệu sản xuất, công cụ dụng cụ, vật tư tiêu hao cho nhà máy và các nhu cầu mua sắm văn phòng. Vị trí này đảm bảo hàng hóa được cung ứng đúng chủng loại, đúng chất lượng, đúng thời gian và tối ưu chi phí, góp phần duy trì hoạt động sản xuất và vận hành hiệu quả. Người đảm nhiệm vai trò này sẽ phối hợp chặt chẽ với các bộ phận Sản xuất, Kho, QA/QC, Bảo trì, Kế toán và các phòng ban liên quan để tiếp nhận nhu cầu, tìm kiếm nguồn cung, quản lý nhà cung cấp, theo dõi đơn hàng và đảm bảo quy trình thu mua được thực hiện minh bạch, hiệu quả. Đây là vị trí phù hợp với ứng viên có tư duy kiểm soát chi phí, quản lý nhà cung cấp, xử lý vấn đề chủ động và mong muốn phát triển trong môi trường sản xuất chuyên nghiệp. Lập kế hoạch và thực hiện hoạt động thu mua
Tiếp nhận và kiểm tra các yêu cầu mua hàng (Purchase Request) từ các phòng ban: Sản xuất, Bảo trì, QA/QC, R&, Kho, Văn phòng và các bộ phận liên quan.
Lập kế hoạch thu mua dựa trên nhu cầu sản xuất, tình trạng tồn kho và kế hoạch vận hành.
Thực hiện mua sắm:
Nguyên vật liệu phục vụ sản xuất.
Công cụ dụng cụ, vật tư tiêu hao, phụ tùng và thiết bị hỗ trợ vận hành nhà máy.
Vật tư văn phòng, công cụ dụng cụ và các nhu cầu mua sắm hành chính.
Đảm bảo hàng hóa mua đúng chủng loại, tiêu chuẩn chất lượng, số lượng, thời gian giao hàng và ngân sách được duyệt.
Tìm kiếm, đánh giá và quản lý nhà cung cấp
Tìm kiếm, xây dựng và phát triển hệ thống nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu của công ty.
Thu thập, so sánh báo giá và thực hiện đàm phán về giá, điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng và các điều kiện thương mại.
Duy trì và cập nhật dữ liệu nhà cung cấp, danh mục hàng hóa và lịch sử mua hàng.
Theo dõi, đánh giá hiệu suất nhà cung cấp về chất lượng, tiến độ giao hàng và mức độ đáp ứng.
Quản lý đơn hàng và hồ sơ mua hàng
Lập và phát hành Đơn đặt hàng (Purchase Order - PO) theo quy trình phê duyệt.
Kiểm tra tính chính xác của các chứng từ mua hàng: báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng, hóa đơn, biên bản giao nhận.
Phối hợp với các bộ phận liên quan (Kho, Kế toán, Sản xuất, QA/QC) để đảm bảo quá trình nhận hàng và thanh toán diễn ra đầy đủ, chính xác.
Kiểm soát chi phí và hỗ trợ quản lý tồn kho
Phối hợp với Kho và các bộ phận sử dụng để theo dõi nhu cầu, mức tồn kho và kế hoạch bổ sung vật tư.
Hỗ trợ tối ưu chi phí mua hàng thông qua:
Đàm phán giá.
Tìm kiếm nguồn cung thay thế.
Đánh giá phương án mua hàng hiệu quả hơn.
Theo dõi chi phí mua hàng và lập báo cáo theo yêu cầu.
Theo dõi giao hàng và xử lý vấn đề phát sinh
Theo dõi tiến độ giao hàng của nhà cung cấp, đảm bảo vật tư/công cụ dụng cụ được cung ứng đúng kế hoạch.
Phối hợp với Kho, QA/QC và các bộ phận sử dụng để kiểm tra, nghiệm thu hàng hóa đầu vào.
Xử lý các vấn đề liên quan đến sai lệch số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng hoặc khiếu nại nhà cung cấp.
Tuân thủ quy trình và cải tiến hoạt động thu mua
Đảm bảo hoạt động mua hàng tuân thủ quy trình, chính sách mua sắm và quy định phê duyệt của công ty.
Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ phục vụ kiểm tra, đối soát và kiểm toán.
Đề xuất các giải pháp cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả thu mua, giảm chi phí và cải thiện chất lượng dịch vụ nội bộ.