Nhiệm vụ 1: Thu mua hàng hóa/dịch vụ
- Lập và thực hiện kế hoạch thu mua hàng hóa/dịch vụ hàng tháng (đối với các hàng hóa/dịch vụ tiêu dùng định kỳ/thường xuyên).
- Tiếp nhận các yêu cầu thu mua hàng hóa/dịch vụ định kỳ/đột xuất từ các bộ phận.
- Đối chiếu với hàng hóa tồn kho, tần suất thu mua và tiêu dùng trong quá khứ, chi phí dự kiến, ... để xác định nhu cầu và thời điểm thu mua.
- Tìm kiếm nhà cung cấp, báo giá hàng hóa/dịch vụ đối với các hạng mục phát sinh mới; tiến hành thỏa thuận thủ tục mua hàng/ hợp đồng mua bán (nếu có).
- Tiến hành thu mua hàng hóa/dịch vụ theo số lượng, quy cách, giá cả với nhà cung cấp đã được phê duyệt.
- Theo dõi tiến độ
giao hàng/bàn giao dịch vụ từ nhà cung cấp, đảm bảo đúng thời gian đã thỏa thuận.
- Phối hợp với các bên liên quan tiến hành kiểm tra và tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp;
giám sát thi công, nghiệm thu dịch vụ ...
- Chuyển hàng hóa đến bảo quản, sắp xếp trong kho thu mua hoặc bàn giao cho bộ phận yêu cầu.
Nhiệm vụ 2: Quản lý hóa đơn, chứng từ và thanh toán
- Liên hệ với các bên liên quan (bộ phận yêu cầu, nhà cung cấp, ...) để thu thập đầy đủ hóa đơn, chứng từ mua hàng hợp lệ.
- Cập nhật hồ sơ thanh toán lên hệ thống SAP, theo dõi tiến độ thanh toán công nợ cho nhà cung cấp.
- Lưu trữ hóa đơn, chứng từ theo quy định của công ty.
Nhiệm vụ 3:
Quản lý kho- Thực hiện việc nhập kho hàng hóa; tiến hành dán tem Internal cho tất cả các sản phẩm tiêu dùng nội bộ, đảm bảo phân biệt với hàng hóa khác của siêu thị.
- Sắp xếp, bảo quản hàng hóa trong kho gọn gàng, đúng theo quy định, đảm bảo dễ thấy, dễ lấy, tránh hư hỏng.
- Quản lý xuất - nhập - tồn đối với hàng hóa trong kho thu mua, đảm bảo thông tin đầy đủ và chính xác.
- Định kỳ kiểm kê, đối chiếu tồn kho thực tế và hệ thống để tránh thất thoát, hao hụt.
Nhiệm vụ 4: Báo cáo
- Lập và theo dõi ngân sách chi phí thu mua hàng tháng.
- Báo cáo chi phí thu mua, vật tư tiêu hao theo tháng/quý/năm; kịp thời cảnh báo các trường hợp tiêu hao vượt ngân sách hoặc định mức
- Báo cáo ngay các sự cố phát sinh cho các cấp quản lý và các bên có liên quan để kịp thời xử lý, giải quyết (nếu có).
- Các công việc khác theo yêu cầu của bộ phận
- Trình độ học vấn: Cao đẳng trở lên chuyên ngành kinh tế, kế toán.
- Kiến thức chuyên môn
- Có kiến thức về quy trình thu mua hàng hóa; quy trình thanh toán;
- Hiểu biết về quy định hóa đơn, chứng từ;
- Có kiến thức về nghiệp vụ kế toán hoặc quản lý kho.
Kỹ năng cần thiết
- Kỹ năng giao tiếp, đàm phán, thuyết phục tốt.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề tốt.
- Kỹ năng phân tích, lập báo cáo, kế hoạch tốt.
- Tiếng Anh giao tiếp; biết tiếng Hàn là lợi thế.
- Vi tính văn phòng khá; biết sử dụng các phần mềm kế toán/quản lý kho.
Yêu cầu khác
- Có khả năng chịu được áp lực cao trong công việc.
- Trung thực và thẳng thắn, có trách nhiệm.
- Cẩn thận, tỉ mỉ.
Kinh nghiệm chuyên môn cụ thể
- Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực bán lẻ và siêu thị.
- Ưu tiên ứng viên biết sử dụng phần mềm SAP.
