Nhân Viên Thu Mua

1. Tiếp nhận và xử lý nhu cầu mua hàng
Tiếp nhận, kiểm tra và tổng hợp nhu cầu mua hàng từ các phòng ban theo kế hoạch và đề xuất được phê duyệt.
Thực hiện mua sắm các nhóm hàng hóa, vật tư và dịch vụ của Công ty như nguyên vật liệu, bao bì, tem nhãn, CCDC, văn phòng phẩm, ấn phẩm in ấn và các nhu cầu mua sắm khác.
Theo dõi tiến độ và đảm bảo hàng hóa, dịch vụ được cung cấp đúng thời gian.
2. Tìm kiếm và quản lý nhà cung cấp
Tìm kiếm, khảo sát, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với từng nhóm hàng hóa, dịch vụ.
Duy trì, cập nhật thông tin và đánh giá định kỳ hiệu quả nhà cung cấp; chủ động tìm kiếm nguồn thay thế khi cần.
3. Báo giá và đàm phán
Thu thập, so sánh và đánh giá báo giá; đàm phán về giá, chất lượng, thời gian giao hàng, thanh toán và các điều kiện thương mại.
Đề xuất phương án lựa chọn nhà cung cấp và điều kiện mua hàng tối ưu.
4. Thực hiện và theo dõi đơn mua hàng
Thực hiện đặt hàng, theo dõi tiến độ giao hàng và phối hợp với các bộ phận liên quan trong quá trình tiếp nhận.
Xử lý hoặc phối hợp xử lý các vấn đề về giao hàng, số lượng, chất lượng, quy cách hoặc các yêu cầu phát sinh.
5. Quản lý chi phí và hồ sơ thu mua
Theo dõi giá mua, biến động giá và đề xuất các giải pháp tối ưu chi phí.
Quản lý báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng, hồ sơ nhà cung cấp và chứng từ liên quan.
Phối hợp với Kế toán và các bộ phận liên quan trong việc đối chiếu và thanh toán.
6. Kiểm soát tính pháp lý và nguồn gốc hàng hóa
Kiểm tra, yêu cầu và quản lý các hồ sơ, chứng từ chứng minh nguồn gốc, xuất xứ và tính hợp pháp của hàng hóa theo yêu cầu của Công ty và quy định pháp luật.
Phối hợp với các bộ phận liên quan kiểm tra tính phù hợp của nhà cung cấp, hàng hóa và hồ sơ trước khi mua; kịp thời báo cáo các trường hợp không đầy đủ hoặc có dấu hiệu rủi ro.
7. Quản lý nguồn cung và cải tiến
Theo dõi thị trường, giá cả và khả năng cung ứng để chủ động đề xuất phương án mua hàng.
Đề xuất cải tiến quy trình, phương thức mua hàng và quản lý nhà cung cấp nhằm nâng cao hiệu quả và kiểm soát chi phí.
8. Báo cáo và công việc khác
Tổng hợp, báo cáo tình hình mua hàng, chi phí, tiến độ, nhà cung cấp và các vấn đề phát sinh.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công, chỉ đạo của Ban Giám đốc và yêu cầu hoạt động của Công ty.