Nhân Viên Thường Trực - Hành Chính

1/Công tác thường trực:
Trực thường xuyên tại vị trí cổng
Hướng dẫn đưa đón khách, xe của khách ra vào công ty theo đúng nội quy, quy định của công ty. Khách có hẹn trước thì báo cho người hẹn, khách đến đột xuất cần liên hệ với người nào thì báo cho trưởng phòng phụ trách người đó, các trường hợp khác báo cho trưởng phòng Quản trị Nhân sự.
Nhận, sắp xếp, phân phối các thư từ, tài liệu, hóa đơn và chuyển đến văn thư ngay khi nhận- có ký nhận với văn thư và các phòng ban (các phòng ban chuyên môn chủ động liên hệ với thường trực để ký nhận).
Là đầu mối thực hiện việc gửi đi các thư, tài liệu hàng hóa theo yêu cầu của các đơn vị.
Ghi thời gian ra vào của cán bộ công nhân viên, báo ngay cho trưởng phòng nếu thấy có hiện tượng bất thường. Cuối tháng gửi bảng tổng hợp ra vào cho trưởng phòng.
Nhận và giao ca với bảo vệ theo đúng quy định của công ty, chú ý các thiết bị PCCC và xe.
Ghi số km của các xe khi ra và vào công ty.
Ghi sổ theo dõi khách ra vào công ty.
Nhắc nhở đối với người lấn chiếm khu vực cổng vào của công ty.
Vệ sinh quanh khu vực làm việc, khu vực trước cổng công ty.
Chăm sóc cây cảnh khu vực phía trước phòng khách của công ty.
2.Công tác hành chính của công ty:
Thường xuyên theo dõi cán bộ, nhân viên Công ty việc thực hiện Nội quy, Quy định Công ty.
Định kỳ hàng tháng thanh toán tiền điện, nước, dịch vụ viễn thông...của công ty và các đơn trực thuộc công ty theo đúng thời gian quy định.
Trình mua sắm một số trang thiết bị, công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm phục vụ nhu cầu hoạt động của công ty và theo dõi quản lý tài sản, trang thiết bị của Công ty.
Theo dõi và quản lý việc thuê máy Photocopy của công ty.
Làm lịch trực hàng tháng của thường trực, bảo vệ và làm lịch trực các ngày Lễ, Tết trong năm.
Kiểm tra trực đột xuất và kiểm tra định kỳ sổ trực về: ghi chú hàng ngày, bàn giao ca, ghi số km xe..., kiểm tra sổ giao văn thư từ cổng bảo vệ vào văn thư.
Theo dõi và kiểm tra hệ thống cây xanh khu vực phía trước phòng khách của công ty, tưới nước khi cần.
Quản lý việc chứng thực y sao hồ sơ tài liệu của Công ty phục vụ yêu cầu các phòng nghiệp vụ.
Thường xuyên kiểm tra các thời hạn của các hợp đồng trong các lĩnh vực được phân công để gia hạn hoặc trình ký mới trước khi hết hạn.
3.Công tác Phòng cháy chữa cháy:
Xây dựng phương án PCCC theo đúng quy định của Luật PCCC.
Kiểm tra định kỳ hàng tháng các dụng cụ PCCC và công tác PCCC của công ty.
Tiến hành tập huấn công tác PCCC khi có yêu cầu của công an PCCC.
4.Công tác An toàn Vệ Sinh Lao động, Bảo hộ lao động trong Công ty:
Theo dõi công tác an toàn vệ sinh lao động, Bảo hộ lao động trong công ty.
Làm các báo cáo định kỳ cho các cơ quan chức năng.
5. Công tác khác:
Phối hợp với các đơn vị như các Phòng, bộ phận, Công ty con, Xí nghiệp các Trung tâm và Chi nhánh thực hiện một số công việc hành chính có liên quan.
Làm các báo cáo khác khi có yêu cầu của trường phòng Quản trị Nhân sự
Theo dõi và lập bảng chấm công của phòng.
Định kỳ 1 tháng/ lần sao lưu file mềm trong máy tính. Sao lưu file mềm 6 tháng/lần gửi trưởng phòng.
Làm các báo cáo khác khi có yêu cầu của trường phòng Quản trị Nhân sự
Thực hiện một số công việc khác theo sự phân công của Trưởng phòng theo yêu cầu công tác thực tế của Công ty.