Nhân viên xử lý đơn hàng

Mô tả Công việc
TÓM TẮT CÔNG VIỆC /JOB SUMMARY
- Đảm bảo các đơn hàng được giao hàng đúng cam kết với khách hàng: đúng, đủ, kịp thời.
- Đảm bảo thông tin về đơn hàng được cập nhật đầy đủ/cảnh báo với khách hàng và các BP liên quan.
- Đảm bảo theo dõi hàng hóa nhập về, lập bảng phân hàng và theo dõi việc giao hàng đến tay khách hàng.
- Đảm bảo sách mẫu, sách mượn, sách tặng theo y/c của các bộ phận khác được xử lý nhanh chóng.
TRÁCH NHIỆM VÀ NHIỆM VỤ /DUTIES AND RESPONSIBILITIES
- Xử lý đơn đặt hàng của KH:
Nhận đơn hàng từ sale, từ KH qua điện thoại, qua email hoặc qua Portal.
Điện thoại/mail confirm lần 1 với KH: xác nhận lại số lượng, tựa, địa chỉ, người nhận hàng,...
Tạo đơn hàng trên Portal.
Kiểm tra công nợ và tồn kho.
Điện thoại/ mail confirm lần 2 với KH: thông báo số lượng thiếu đủ, thời gian giao hàng,...
Chuyển đơn hàng từ Portal thành Sale Order.
Nhận Phiếu Giao Hàng từ kho Q1 & điện thoại confirm lần 3 với KH: xác nhận thời gian và số lượng nhận hàng vs PGH, giá và chiết khấu.
Điền thông tin vào User Define Field của Delivery trong SAP.
Chuyển Delivery thành AR Inv khi KH confirm đã nhận được đủ hàng, đúng giá, chiết khấu.
- Xử lý y/c trả hàng của KH:
Nhận thông tin trả hàng từ sale, KH, kế toán, NV giao hàng
Điện thoại confirm với KH: số lượng, tựa, thời gian nhận hàng, địa chỉ và người trả hàng.
Chuyển kho hoặc in ra đưa NV giao nhận hàng của NS để nhận hàng.
Theo dõi việc nhập trả hàng của kho và kế toán.
- Xử lý y/c gửi sách mẫu, sách mượn, sách tặng theo y/c của các bộ phận khác:
Nhận y/c bằng file (theo form) qua email/ file cứng (có ký duyệt của GĐ Kinh Doanh/ TGD).
Check tồn kho và gởi yêu cầu cho kho xuất hàng.
Theo dõi xuất hàng của kho và nhận hàng của KH.
Lưu giữ chứng từ.
- Đặt hàng, theo dõi và hàng đặt từ nước ngoài về:
Gửi y/c đặt hàng của sale, KH (hợp đồng hoặc SO thiếu) cho Purchaser (SL, deadline)
Nhận confirmation, inv number và daily report từ purchaser
Update thông tin hàng hóa về cho KH và Sale (thời gian dự kiến có hàng, số lượng)
Theo dõi inv, hàng hóa nhập kho đúng hạn để giao hàng cho khách
Cập nhật biến động đơn hàng cho khách
Khi có thông báo hàng sắp về kho, điện thoại confirm hàng đã về và xác nhận thời gian giao hàng
Khi có thông báo hàng sắp về kho, làm file phân hàng gửi kho (SO, SL, thời gian giao hàng)
Theo dõi kho giao hàng, điện thoại confirm thời gian nhận hàng, số lượng nhận hàng, điền vào delivery và chuyển qua AR Inv.
- Thực hiện số liệu báo cáo cho trưởng bộ phận:
+ Báo cáo SO pending:
Kết xuất và phân loại trên SAP SO pending theo các vùng miền.
Chỉnh sửa và bổ sung các thông tin Số order NXB, SL order NXB, Stock, INV, ngày cập cảng, dự kiến ngày giao hàng.
Tổng hợp báo cáo SO pending.
+ Báo cáo giữ hàng kho Reserve:
Kết xuất và phân loại số lượng đang giữ hàng kho Reserve theo khách hàng, theo vùng miền.
Cập nhật lại thông tin tiếp tục reserve hay chuyển sách về lại kho quận 9 kèm theo lý do.
Tổng hợp báo cáo giữ hàng kho Reserve.
- Tham gia giải quyết các công việc khác do cấp Quản lý trực tiếp phân công.
Nhận đơn hàng từ sale, từ KH qua điện thoại, qua email hoặc qua Portal.
Điện thoại/mail confirm lần 1 với KH: xác nhận lại số lượng, tựa, địa chỉ, người nhận hàng,...
Tạo đơn hàng trên Portal.
Kiểm tra công nợ và tồn kho.
Điện thoại/ mail confirm lần 2 với KH: thông báo số lượng thiếu đủ, thời gian giao hàng,...
Chuyển đơn hàng từ Portal thành Sale Order.
Nhận Phiếu Giao Hàng từ kho Q1 & điện thoại confirm lần 3 với KH: xác nhận thời gian và số lượng nhận hàng vs PGH, giá và chiết khấu.
Điền thông tin vào User Define Field của Delivery trong SAP.
Chuyển Delivery thành AR Inv khi KH confirm đã nhận được đủ hàng, đúng giá, chiết khấu.
Nhận thông tin trả hàng từ sale, KH, kế toán, NV giao hàng
Điện thoại confirm với KH: số lượng, tựa, thời gian nhận hàng, địa chỉ và người trả hàng.
Chuyển kho hoặc in ra đưa NV giao nhận hàng của NS để nhận hàng.
Theo dõi việc nhập trả hàng của kho và kế toán.
Nhận y/c bằng file (theo form) qua email/ file cứng (có ký duyệt của GĐ Kinh Doanh/ TGD).
Check tồn kho và gởi yêu cầu cho kho xuất hàng.
Theo dõi xuất hàng của kho và nhận hàng của KH.
Lưu giữ chứng từ.
Gửi y/c đặt hàng của sale, KH (hợp đồng hoặc SO thiếu) cho Purchaser (SL, deadline)
Nhận confirmation, inv number và daily report từ purchaser
Update thông tin hàng hóa về cho KH và Sale (thời gian dự kiến có hàng, số lượng)
Theo dõi inv, hàng hóa nhập kho đúng hạn để giao hàng cho khách
Cập nhật biến động đơn hàng cho khách
Khi có thông báo hàng sắp về kho, điện thoại confirm hàng đã về và xác nhận thời gian giao hàng
Khi có thông báo hàng sắp về kho, làm file phân hàng gửi kho (SO, SL, thời gian giao hàng)
Theo dõi kho giao hàng, điện thoại confirm thời gian nhận hàng, số lượng nhận hàng, điền vào delivery và chuyển qua AR Inv.
Kết xuất và phân loại trên SAP SO pending theo các vùng miền.
Chỉnh sửa và bổ sung các thông tin Số order NXB, SL order NXB, Stock, INV, ngày cập cảng, dự kiến ngày giao hàng.
Tổng hợp báo cáo SO pending.
Kết xuất và phân loại số lượng đang giữ hàng kho Reserve theo khách hàng, theo vùng miền.
Cập nhật lại thông tin tiếp tục reserve hay chuyển sách về lại kho quận 9 kèm theo lý do.
Tổng hợp báo cáo giữ hàng kho Reserve.