Nhân viên Xuất Nhập Khẩu Import & Export Staff

1. Nhập khẩu & thông quan (Trọng tâm)

• Theo dõi thông tin hàng hóa và tiến độ nhập khẩu; phối hợp với đơn vị vận chuyển và forwarder để kiểm tra cước phí, lịch tàu và đặt booking đúng thời gian.
• Kiểm tra, rà soát và điều chỉnh chứng từ nhập khẩu, đảm bảo số lượng và thông tin sản phẩm chính xác trước khi tàu cập cảng.
• Mua bảo hiểm hàng hóa nhập khẩu và kiểm tra thông tin trên hợp đồng/đơn bảo hiểm.
• Kiểm tra tờ khai hải quan và thực hiện đề nghị nộp thuế.
• Cập nhật đơn hàng trên hệ thống ODOO; tạo mã sản phẩm mới trước khi cập nhật; cập nhật thời gian hàng thực tế về kho trên các file/link theo dõi (Inventory, Shipment, Price List).
• Gửi danh sách hàng hóa và thông báo thời gian dự kiến hàng về cho kho; phối hợp sắp xếp lịch nhận hàng.
• Quản lý tem phụ/đóng dấu cho từng lô hàng.
• Xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển và nhận hàng.
• Tiếp nhận thông tin sản phẩm lỗi từ các bộ phận, ghi nhận vào file theo dõi, thông báo cho nhà sản xuất và theo dõi tiến độ thay thế hàng hóa.

2. Xuất khẩu

• Thực hiện các thủ tục xuất khẩu; chuẩn bị hợp đồng, chứng từ, phối hợp với forwarder để hoàn tất thủ tục xuất hàng.
• Sắp xếp lịch giao hàng giữa kho và đơn vị forwarder; thông báo cho đối tác sau khi hoàn tất thủ tục xuất khẩu.

3. Chứng nhận hợp quy & Tự công bố sản phẩm

• Làm việc với các đơn vị kiểm nghiệm/chứng nhận; chuẩn bị hồ sơ kiểm nghiệm phục vụ việc tự công bố sản phẩm và chứng nhận hợp quy; nộp hồ sơ và theo dõi tiến độ công bố.

4. Mua hàng & Quản lý đơn hàng

• Theo dõi tình trạng tồn kho và tốc độ bán hàng để lên kế hoạch đặt hàng lại đối với các sản phẩm sắp hết hàng; lập Purchase Order (PO) trình phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp.
• Cấp mã SKU và tên sản phẩm mới cho các sản phẩm mới; cập nhật thông tin sản phẩm trên các file/link/price list liên quan (Price List, SRP/RRP, B2B,...)
• Cập nhật đầy đủ thông tin sản phẩm, hình ảnh và giấy ủy quyền phân phối cho bộ phận Marketing và Sales trước khi hàng về.

5. Thanh toán, công nợ & Báo cáo

• Chuẩn bị hồ sơ thanh toán cho nhà cung cấp; lập đề nghị thanh toán và đối chiếu công nợ.
• Lập kế hoạch chi phí hàng nhập khẩu hàng tháng cho bộ phận Kế toán.
• Lập báo cáo tồn kho hàng tháng, báo cáo công việc hàng ngày và các báo cáo khác theo yêu cầu của cấp quản lý.