Office Admin Executive

1. Quản lý Chứng từ & Đối soát Thanh toán (Finance Admin Touchpoint)
Chủ động thu thập và tiếp nhận toàn bộ chứng từ, hóa đơn từ các bộ phận (điện, nước, mạng, văn phòng phẩm, thuê văn phòng ...) đảm bảo đúng tiến độ và thời hạn quy định.
Thực hiện kiểm tra, rà soát chuyên sâu tính minh bạch, hợp pháp, hợp lệ và độ chính xác của các số liệu trên chứng từ trước khi xử lý.
Chuẩn hóa hồ sơ và bàn giao cho Kế toán Thanh toán theo đúng quy trình tài chính của công ty, hạn chế tối đa sai sót và chậm trễ.
2. Quản trị Hồ sơ Nhân sự & Hỗ trợ Vận hành C&B (HR Admin Touchpoint)
Đầu mối tiếp nhận và thực hiện đối soát dữ liệu/hồ sơ nhân sự online định kỳ (2 lần/tháng) từ bộ phận HRBP đối với các tuyến kiểm soát (từ cấp AM trở xuống).
Đảm bảo tính bảo mật và chính xác của thông tin, kịp thời hoàn thiện và bàn giao dữ liệu sạch cho C&B nhằm đảm bảo quyền lợi chi trả lương, thưởng đầy đủ, đúng hạn cho CBNV.
3. Nghiên cứu & Cập nhật Pháp lý (Legal Support Touchpoint)
Chủ động theo dõi, cập nhật và hệ thống hóa các văn bản pháp luật, quy định hành chính mới liên quan đến hoạt động vận hành của doanh nghiệp.
Tham mưu hoặc cảnh báo kịp thời cho quản lý trực tiếp nhằm đảm bảo mọi hoạt động hành chính tại văn phòng luôn tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành.
4. Quản lý Tiện ích & Không gian Làm việc (Workspace Experience Touchpoint)
Đồng quản lý và giám sát việc vận hành hệ thống tiện ích văn phòng bao gồm: chi phí điện, nước, văn phòng phẩm (VPP), các loại thẻ thành viên/thẻ văn phòng, và kiểm soát chất lượng môi trường vệ sinh cảnh quan.
Tối ưu hóa trải nghiệm không gian làm việc, đảm bảo môi trường làm việc luôn xanh - sạch - tiện nghi, tạo nguồn năng lượng tích cực cho toàn bộ nhân sự công ty.
5. Hỗ trợ Vận hành chung (General Admin Touchpoint)
Thực hiện các nhiệm vụ hành chính, hậu cần phát sinh khác theo điều phối và yêu cầu từ Quản lý trực tiếp nhằm duy trì sự vận hành trôi chảy của bộ máy văn phòng.