Operations Executive

Mô tả Công việc
1. Hỗ trợ công tác thư ký cho CEO (20%)
Sắp xếp lịch họp, điều phối meeting của CEO với các phòng ban và đối tác
Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ, in ấn và trình ký theo yêu cầu
Kiểm tra, rà soát tính đầy đủ và hợp lệ của các chứng từ trước khi trình ký
Hỗ trợ chuẩn bị hậu cần (quà tặng, tài liệu, setup) cho các buổi làm việc nội bộ và đối ngoại
Theo dõi và nhắc việc các đầu mục công việc CEO giao
2. Hỗ trợ vận hành & điều phối công việc khối Operations (80%)
a. Báo cáo & phân tích vận hành
Tổng hợp và xây dựng các báo cáo theo dõi hiệu quả hoạt động của các phòng ban (Logistics, Procurement, HR, S&OP ...)
Phân tích dữ liệu từ các báo cáo định kỳ, phát hiện vấn đề (bottleneck, delay, underperformance...)
Đưa ra các cảnh báo và đề xuất cải thiện phù hợp
b. Quản lý & theo dõi công việc liên phòng ban
Ghi nhận nội dung họp (MoM), tổng hợp và theo dõi tiến độ các đầu việc
Tracking các task quan trọng của các phòng ban (đặc biệt các task do CEO giao)
Phối hợp với các phòng ban để đảm bảo công việc được triển khai đúng timeline
Theo dõi và tổng hợp các vấn đề tồn đọng
c. Xây dựng hệ thống & chuẩn hóa vận hành
Hỗ trợ xây dựng, cập nhật các quy trình, chính sách và tài liệu vận hành
Tham gia thiết kế và triển khai các hệ thống quản lý công việc (Planner, báo cáo, dashboard...)
Chuẩn hóa các form, template và cách thức vận hành giữa các phòng ban
d. Hỗ trợ Assistant Operation Manager
Hỗ trợ triển khai các dự án cải tiến vận hành nội bộ
Tham gia phân tích và đề xuất giải pháp tối ưu quy trình
Thực hiện các công việc khác theo phân công