Operations Supervisor (Logistics Supervisor)

1. TỔNG QUAN VỊ TRÍ / POSITION OVERVIEW
Vị trí Operations Supervisor tại Soleil Transportation chịu trách nhiệm quản lý, giám sát toàn b quy trình vận hành xuất nhập khẩu (Đường biển, Đường hàng không, Kho vận, 3PL); điều phối công việc của đội ngũ vận hành; trực tiếp giải quyết các sự cố phát sinh phức tạp về chứng từ, hải quan và các bên liên quan; đồng thời đảm bảo chất lượng dịch vụ và tối ưu hóa lợi nhuận
(Profit/Loss) cho từng tuyến hàng.
The Operations Supervisor at Soleil Transportation is responsible for managing and supervising the end-to-end import-export operational processes (Sea, Air, Warehousing, 3PL); coordinating daily tasks of the operations team; directly resolving complex documentation, customs, and vendor-related issues; while ensuring service quality and optimizing Profit/Loss performance for all trade lanes.
2. TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC / KEY RESPONSIBILITIES
2.1. Quản lý & Điều phối Vận hành Lô hàng / Operational Supervision & Coordination
● Tiếp nhận Shipping Request (S/R) từ Khách hàng; phân công và giám sát đội ngũ vận hành liên hệ Carrier/FWD thu xếp booking phù hợp.
● Chỉ đạo và kiểm duyệt việc chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu (Invoice, Packing List, Manifest, C/O, Fumigation Cert, Insurance Cert...).
● Giám sát việc gửi SI (Shipping Instruction) & SOLAS VGM cho Hãng tàu/FWD để phát hành MBL, HBL đúng tiến độ và chính xác.
● Kiểm soát việc gửi Pre-alert cho đại lý tại điểm đến (Destination Agent) và theo dõi Proof of Delivery (POD) đối với các lô hàng trọng điểm.
● Receive Shipping Requests (S/R) from Customers; assign and supervise team members in contacting Carriers/Forwarders for booking arrangements.
● Oversee and verify import/export documentation preparations (Invoice, Packing List, Manifest, C/O, Fumigation Cert, Insurance Cert, etc.).
● Supervise the submission of S/I & SOLAS VGM to Carriers/Forwarders for timely and accurate issuance of MBL and HBL.
● Control pre-alert distributions to destination agents and track Proof of Delivery (POD) for key shipments.
2.2. Xử lý Sự cố & Quản lý Chi phí / Dispute Resolution & Financial Control
● Chủ động xử lý tất cả các vấn đề phát sinh phức tạp về B/L (tu chỉnh B/L, sửa đổi chứng từ, phát hành lại B/L), thủ tục hải quan, lưu kho bãi (Dem/Det), kiểm dịch hoặc tranh chấp với hãng tàu/khách hàng.
● Quản lý và kiểm duyệt nhập liệu giá mua/bán (Buying/Selling rate), đảm bảo tính chính xác và hoàn tất báo cáo Lãi/Lỗ (Profit/Loss report).
● Đánh giá hiệu quả làm việc của các đối tác vận tải, hãng tàu, đại lý để tối ưu hóa chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ.
● Directly resolve complex operational issues regarding B/L (corrections, amendments, re-issuance), customs clearance, Demurrage/Detention, inspections, or disputes with carriers/customers.
● Oversee buying/selling rate entries, ensure data accuracy, and approve final Profit/Loss (P/L) reports.
● Evaluate vendor performance (carriers, truckers, agents) to optimize operational costs and service delivery.
2.3. Quản lý Đội ngũ & Báo cáo / Team Leadership & Reporting
● Phân công công việc, đào tạo và hướng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên vận hành (Ops Staff / Senior Ops).
● Xây dựng, cải tiến quy trình vận hành chuẩn (SOP) nhằm tăng năng suất và giảm thiểu rủi ro vận hành.
● Thực hiện các báo cáo định kỳ và hoàn thành các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Quản lý trực tiếp hoặc Ban Giám đốc.
● Assign tasks, train, and mentor Operations Staff and Senior Operations specialists.
● Develop and continuously improve Standard Operating Procedures (SOPs) to boost efficiency and mitigate operational risks.
● Submit regular management reports and execute additional assignments delegated by direct managers or executive leadership.