* Direct Support to the Board of Directors
- Manage calendars, schedule meetings, reminders, and business trips. Quản lý lịch làm việc, nhắc lịch, sắp xếp họp & công tác.
- Prepare documents, reports, and meeting minutes (English & Vietnamese). Chuẩn bị tài liệu, báo cáo, biên bản họp (
tiếng Anh & tiếng Việt).
- Track action items assigned by the BOD and update progress regularly. Theo dõi các hạng mục mà BOD giao cho các bộ phận và cập nhật tiến độ.
* Project Coordination Support (Admin Support)
- Coordinate with the
Project Manager to consolidate technical documents, contracts, and timelines. Phối hợp với Project Manager để tổng hợp tài liệu kỹ thuật, hợp đồng, timeline.
- Follow up on design approvals, MEP submissions, legal documentation, and licensing progress. Theo dõi tiến độ phê duyệt thiết kế, MEP, hồ sơ pháp lý, giấy phép
- Maintain project files and documentation with proper confidentiality. Quản lý file, tài liệu dự án theo chuẩn bảo mật.
* Coordination with Partners & Tenants
- Serve as the contact point for contractors, partners, and tenants as requested by the BOD. Là đầu mối liên lạc với nhà thầu, đối tác, tenants khi BOD yêu cầu.
- Arrange meetings, send information, follow up on deadlines, and support issue resolution. Sắp xếp lịch họp, gửi thông tin, nhắc deadline và hỗ trợ xử lý tình huống phát sinh.
- Assist in preparing commercial materials (tenant mix, contract documentation). Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu thương mại (tenant mix, hồ sơ hợp đồng).
* Administrative & Office Tasks
- Support payment requests, expense procedures, and invoice filing with the Accounting team. Hỗ trợ thanh toán, đề nghị chi, lưu trữ hóa đơn với phòng kế toán.
- Assist with tasks related to Soft Opening and Grand Opening (when applicable). Hỗ trợ các nhiệm vụ liên quan đến Soft Opening & Grand Opening (nếu có).
- Perform other duties as assigned by the BOD. Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu từ BOD.
- 2-4 years of experience as PA/Executive Assistant/Admin Coordinator.
- Prefer candidates with experience in Hospitality, F&B, Retail, or project-based environments.
- Strong English communication skills (spoken & written).
- Excellent organizational and follow-up skills.
- Strong communication skills, quick handling, able to multitask.
- Proficient in MS Office and Google Workspace.
- Professional, detail-oriented, and highly confidential.
- Proactive, flexible, and able to work under pressure.
- Strong service mindset and problem-solving attitude.
