Mô tả Công việc
- Tham gia xây dựng, rà soát, chuẩn hóa và hoàn thiện hệ thống quy trình quản lý theo mô hình 03 cấp (cấp Đại học, cấp đơn vị và hướng dẫn công việc) phù hợp với định hướng quản trị của Đại học;
- Phân tích hoạt động, phối hợp với các đơn vị xác định đầu vào - đầu ra, xây dựng lưu đồ, chuẩn hóa nội dung quy trình và đảm bảo tính thống nhất, đồng bộ trong toàn hệ thống;
- Quản lý, lưu trữ và kiểm soát toàn bộ hệ thống tài liệu ISO, bao gồm: Sổ tay chất lượng, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu và hồ sơ liên quan;
- Kiểm soát chặt chẽ việc ban hành, sửa đổi, cập nhật, thu hồi tài liệu; theo dõi mã hiệu, phiên bản, tình trạng hiệu lực và đảm bảo tính truy xuất của tài liệu;
- Hướng dẫn, hỗ trợ các đơn vị xây dựng, cập nhật và áp dụng quy trình ISO; theo dõi việc tuân thủ và mức độ áp dụng thực tế tại các đơn vị;
- Tham gia tổ chức và thực hiện đánh giá nội bộ hệ thống ISO, bao gồm: lập kế hoạch, xây dựng checklist, thực hiện đánh giá và tổng hợp kết quả;
- Phối hợp chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, minh chứng
phục vụ đánh giá chứng nhận và đánh giá giám sát ISO của tổ chức bên ngoài;
- Theo dõi, tổng hợp và đôn đốc việc thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa đối với các điểm không phù hợp; đánh giá hiệu lực của các biện pháp khắc phục;
- Phân tích dữ liệu vận hành hệ thống, đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng;
- Tham gia xây dựng và triển khai các nội dung liên quan đến quản trị rủi ro,
kiểm soát nội bộ và cải tiến liên tục theo chu trình PDCА;
- Vận hành hệ thống lưu trữ tài liệu ISO (bản giấy và hoặc bản điện tử), đảm bảo khả năng truy xuất nhanh, chính xác và bảo mật thông tin;
- Phối hợp với các đơn vị liên quan triển khai số hóa hệ thống quy trình và tài liệu ISO, tích hợp với các nền tảng công nghệ thông tin (DMS, ERP, Smart ISO...);
- Tổng hợp, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình trạng vận hành hệ thống ISO, mức độ tuân thủ và các vấn đề tồn tại;
- Phối hợp với Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng, Trưởng Ban và các đơn vị liên quan trong việc duy trì, cải tiến và phát triển hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công.
