Phó Giám Đốc Ban Quản Lý Tòa Nhà

Quản lý và giám sát các hoạt động điều hành cũng như các hoạt động hành chính hàng ngày của Tòa nhà, đảm bảo sự cộng tác cao và hoạt động hiệu quả giữa các phòng ban.
1. Quản lý và điều hành:
- Chịu trách nhiệm phát triển hệ thống điều hành và quản lý hành chính cho Tòa nhà.
- Lưu trữ các hồ sơ thông tin liên quan đến bảo hiểm và tham gia yêu cầu bảo hiểm.
- Giữ thông tin liên lạc với nhân viên, nhà thầu, khách thuê cũng như các đối tượng khác để đảm bào tòa nhà hoạt động hiệu quả, và giải quyết các sự cố khi cần thiết.
- Tổ chức, tham dự các buổi họp với các bên liên quan. Chuẩn bị các báo cáo quản lý tới Ban Giám Đốc. Các báo cáo bao gồm những quyết định trong quá trình điều hành, quản lý cùng bảng tóm tắt các chi tiêu hàng tháng của Tòa nhà.
2. Quản lý nguồn nhân lực:
- Phác thảo các bảng miêu tả nội dung công việc cùng các kế hoạch huấn luyện cho nhân viên khi cần thiết.
- Thực hiện và duy trì cấu trúc sơ đồ tổ chức, huấn luyện nhân viên về các quá trình hoạt động điều hành và quản lý trong Tòa nhà.
- Kiểm soát quá trình tuyển chọn nhân viên.
- Quản lý việc giám sát, kỷ luật, đánh giá, quản lý nhân viên, quản lý lịch làm việc, nghỉ phép, nghỉ bệnh.
3. Nội quy, chính sách và quy trình
- Thiết lập các nội quy và các quy trình cho cư dân, nhân viên, các nhà thầu, cùng các thành phần khác. Điều này bao gồm sổ tay hướng dẫn dành cho cư dân, sổ tay nhân viên.
- Đảm bảo rằng cư dân tuân thủ và thực hiện đầy đủ nội quy và trách nhiệm như đã thỏa thuận trong hợp đồng.
4. Quản lý hoạt động Kỹ thuật:
- Phối hợp hoạt động với Phó Giám Đốc kỹ thuật để trông coi và thu xếp các kế hoạch để duy trì các dịch vụ chung.
5. Kế toán và tài chính:
- Quản lý và liên kết với bộ phận Kế toán để có kế hoạch thu chi hiệu quả.
- Hỗ trợ phòng Kế toán trong việc thực hiện, quản lý, kiểm soát các quy trình kế toán.
- Soạn thảo ngân sách hoạt động hàng năm cho Tòa nhà, với sự hỗ trợ của bộ phận kế toán.
- Giám sát và quản lý mọi chi phí hoạt động và chi phí quản lý để đảm bảo chi phí này phù hợp với ngân sách hoạt động hàng năm.
6. Quan hệ khách hàng:
- Hỗ trợ nhân viên Ban Quản lý khi cần thiết để đảm bảo luôn luôn giữ mối quan hệ tốt đẹp với cư dân.
- Trực tiếp giải quyết các vấn đề liên quan đến cư dân khi cần thiết.
- Tham gia huấn luyện nhân viên Ban Quản lý trong việc giao tế với cư dân cũng như trong giải quyết vấn đề.
- Ghi nhận lại bất kỳ phàn nàn nào liên quan đến tòa nhà và đảm bảo các phàn nàn này được giải quyết ổn thỏa và đúng lúc.
7. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp trên