Phó Phòng Đấu Thầu

I. CHỨC NĂNG - NHIỆM VỤ
1. Tìm kiếm, thu thập thông tin các dự án mời thầu
• Tìm hiểu, thu thập thông tin mời thầu các Dự án của các Nhà Đầu tư mới để tham mưu cho Ban Giám đốc.
• Tăng cường mở rộng quan hệ với các Phòng/Ban trong hệ thống.
• Phát triển và duy trì mối quan hệ với các Khách hàng của Công ty.
2. Lập kế hoạch, triển khai, tổ chức đấu thầu/chào giá
• Phân tích đánh Hồ sơ mời thầu/ chào giá (Tài chính CĐT hoặc dự án, pháp lý, phạm vi công việc, tiến độ, yêu cầu chất lượng, HSE, chi phí, khối lượng v.v...)
• Lập kế hoạch Hồ sơ dự thầu/ chào giá.
• Phối hợp với các Phòng ban lập Hồ sơ dự thầu bao gồm (Hồ sơ Kỹ thuật và Hồ sơ tài chính).
• Kiểm soát và quản lý công tác đấu thầu bao gồm: quản lý, giám sát, đôn đốc, phối hợp giữa các phòng ban và chịu trách nhiệm về Hồ sơ dự thầu/ chào giá.
• Trình Ban Giám đốc phê duyệt nộp Hồ sơ dự thầu hoặc chào giá.
• Xây dựng và phát triển nhà cung cấp vật liệu, dịch vụ chiến lược.
3. Hợp đồng
• Kiểm soát đơn giá, giá trị Hợp đồng và điều khoản hợp đồng.
• Tổ chức tham gia đàm phán Hợp đồng, thương thảo soạn thảo kiểm soát Nội dung hợp đồng và trình Ban Giám đốc phê duyệt Hợp đồng;
• Làm đầu mối thông tin, kết nối các Phòng/ BCH kết hợp triển khai các công việc đầu công trình (Hợp đồng, phụ lục, dự toán, giá, biện pháp, ngân sách, tài chính, ...)
4. Quản lý, tổ chức và điều phối Nhân sự trong Phòng.
• Đào tạo, phân công nghiệp vụ, hỗ trợ nhân viên.
5. Công việc khác
• Các nhiệm vụ khác được phân công.
• Quản lý lưu trữ tài liệu đấu thầu.
II. QUYỀN HẠN
• Đề xuất lựa chọn Nhà thầu phụ, Nhà cung cấp, Hộ kinh doanh.
• Triệu tập cuộc họp với các thành viên tham gia quản lý tài chính dự án khi cần thiết.
• Đề xuất cung cấp các tiện ích cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ được giao.
• Đề xuất những cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Phòng.
• Báo cáo và kiến nghị với Tổng Giám đốc về những khó khăn vướng mắc trong quá trình hoạt động.
• Đại diện công ty khi làm việc với đối tác, khách hàng bên ngoài.
III. TRÁCH NHIỆM
• Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về kết quả hoạt động của bộ phận.
• Chịu trách nhiệm về tính chính xác, kịp thời, đầy đủ của hồ sơ đấu thầu được duyệt.
• Hoàn thành nghiêm túc và nhanh chóng nhiệm vụ được giao.
• Báo cáo công việc theo quy định công ty.
• Chịu trách nhiệm sử dụng hiệu quả tài sản được giao.