Phó Phòng Hành Chính Tổng Hợp CN HCM

- Công tác Hành chính Văn thư lưu trữ của Chi nhánh
+ Tổ chức thực hiện và quản lý các văn bản đi, các văn bản đến theo đúng chế độ quy định của công tác văn thư của CN;
+ Hướng dẫn thể thức văn bản theo đúng quy định hiện hành.
+ Quản lý con dấu tuân thủ theo quy định của CN.
+ Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ và bảo quản các giấy tờ pháp lý của Tập đoàn: Giấy ĐKKD, các Giấy phép, Quyết định, Biên bản,... của cơ quan quản lý nhà nước cấp; Điều lệ Công ty, Quy chế các Hội đồng, các văn bản Hội đồng Quản trị; Các văn bản trong nội bộ Tập đoàn theo phân công;
+ Cung cấp các bản trích lục phục vụ nhu cầu chuyên môn của các ĐV/BP.
+ Hướng dẫn, kiểm tra việc sắp xếp và quản lý công tác sắp xếp các văn bản/quy định của CN
- Công tác Hành chính Hậu cần
+ Công tác phục vụ Ban Lãnh đạo Tiếp nhận chỉ đạo từ Ban Lãnh đạo Tập đoàn/CN và triển khai thực hiện đến các Nhân viên trong Bộ phận. Lập kế hoạch triển khai công việc, điều phối nhân sự các công việc liên quan đến phục vụ BLĐ Kiểm tra công tác chuẩn bị trà nước, teabreak cho BLĐ trong các sự kiện của CN, nhắc nhở, giám sát việc thực hiện của NV để đảm bảo chất lượng Xây dựng danh mục thực phẩm Tết cho BLĐ, trình duyệt và chỉ đạo NVHC mua đủ và đúng yêu cầu của từng thành viên BLĐ
+ Trà nước, bữa ăn phụ, Teabreak Xây dựng thực đơn bữa ăn phụ đảm bảo phong phú, chất lượng, đúng hạn mức. Giám sát và kiểm tra việc phục vụ khu teabreak tầng 6, 7 tòa nhà DOJI TOWER.
- VPP, Mực in, Đồng phục VP, Phòng họp, Quản lý CCDC Quản lý Văn phòng phẩm:
+ Xây dựng định mức VPP hàng năm cho từng Đơn vị;
+ Phê duyệt các order VPP cho các Đơn vị theo định mức;
+ Giám sát việc cấp phát VPP cho các Đơn vị theo đúng quy định, order;
+ Lập báo cáo sử dụng VPP của từng Đơn vị, đưa ra các ý kiến, nhắc nhở và yêu cầu giải trình về việc sử dụng vượt mức VPP (nếu có) Quản lý mực in, đồng phục:
+ Phê duyệt order mực in, cấp phát đồng phục
+ Giám sát và nhận báo cáo số lượng đồng phục cấp phát, tồn kho.
+ Phối hợp với các Bộ phận và nhà cung cấp để điều chỉnh, thay đổi mẫu đồng phục định kỳ theo quy định của Tập đoàn.
+ Kiểm soát chặt chẽ nhà cung cấp trong việc đổ mực, thay mực. Giám sát, kiểm tra việc quản lý và điều phối phòng họp của NVHC:
+ Phê duyệt order phòng họp của các BP. Chuẩn bị trà, nước khi có Ban Lãnh đạo họp.
+ Setup đầy đủ TTB, CCDC theo theo yêu cầu của đơn vị book phòng hoặc theo tính chất của từng cuộc họp
+ Kiểm tra việc tắt điện, điều hòa sau mỗi buổi họp;
+ Nhắc nhở các BP sau họp không thực hiện tắt đèn, điều hòa
Hoa đảm bảo độ tươi, màu sắc rực rỡ. Kiểm soát chi phí hoa đúng định mức
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ mua hoa Chọn chủ đề, giám sát và hướng dẫn NV cắm hoa theo các chủ đề. Thiết kế các mẫu cắm hoa mới và thay đổi hàng tuần 3 Công tác quản lý & điều phối phương tiện đi lại của BLĐ, CBQL
+ Xây dựng và kiểm soát Quy trình vận hành xe (nhân sự - xe - hiệu suất vận hành);
+ Quản lý và kiểm soát trực tiếp đội ngũ lái xe về số lượng, chất lượng và hiệu quả công việc;
+ Tổ chức, bố trí, sắp xếp phân công công việc cho lái xe đảm bảo đúng phân cấp lãnh đạo, đúng địa điềm, đúng thời điểm, đúng tiến trình;
+ Theo dõi, giám sát hiệu quả vận hành: Phê duyệt sổ xe, hạn mức xăng xe, lịch trình; thanh toán chi phí xăng xe, bão dưỡng, sửa chữa, lịch bảo dưỡng và bảo quản sử dụng xe;
+ Điều phối xử lý các tình huống phát sinh, các rủi ro về con người, phương tiện, hàng hóa lên phương án kiểm soát rủi ro.