I. Quản lý và Điều phối Dự án Tổng thể
- Lập kế hoạch chiến lược: Xây dựng Master Timeline, phân bổ nguồn lực và quản lý ngân sách chi tiết cho các dự án Marketing & R&D (phát triển dòng sản phẩm mới/BST mới, các dự án OEM, dự án hợp tác khác).
- Thiết lập Deadlines & Trạng thái Phê duyệt: Kiểm soát chặt chẽ thời hạn hoàn thành các thẻ công việc (cards), đảm bảo quy trình phê duyệt (approval status) diễn ra thông suốt để không làm tắc nghẽn sản xuất.
- Kiểm soát thực thi: Theo dõi sát sao tiến độ từng giai đoạn, đảm bảo chất lượng đầu ra đáp ứng đúng định hướng thẩm mỹ và tiêu chuẩn kỹ thuật của GĐ sáng tạo.
- Quản trị rủi ro: Chủ động nhận diện các điểm nghẽn (chậm tiến độ vải, lỗi mẫu, sự cố truyền thông...), phối hợp các bộ phận liên quan để đề xuất và thực hiện các phương án xử lý kịp thời để không ảnh hưởng đến ngày Launching.
II. Phối hợp công việc với Giám đốc Sáng tạo (CD)
- Tiếp nhận & Chuyển hóa: Tiếp nhận định hướng chiến lược, concept sáng tạo và linh hồn của BST từ CD.
- Briefing: Chuyển hóa các ý tưởng sơ khai thành các bản Brief (yêu cầu công việc) rõ ràng, dễ hiểu cho các team thực thi (Design, Content, Production, R&D...).
- Quản lý thay đổi: Phối hợp với team R&D, bộ phận liên quan khác... để quản lý các phiên bản tài liệu liên quan dự án và đảm bảo mọi thay đổi từ khách hàng hoặc CD được cập nhật chính xác, tránh sai sót khi sản xuất hàng loạt.
- Bảo tồn bản sắc: Đảm bảo output cuối cùng của tất cả các bộ phận luôn bám sát tinh thần thương hiệu và "gu" thẩm mỹ mà CD đã thiết lập.
III. Kết nối và Thúc đẩy tiến độ
- Là đầu mối làm việc giữa Marketing & R&D: Là đầu mối thông tin duy nhất, đảm bảo team Marketing hiểu rõ tính năng/chất liệu của sản phẩm từ R&D để truyền thông đúng; và team R&D nắm bắt được lịch trình tung hàng của Marketing cả online và offline
- Điều phối nhịp nhàng: Đảm bảo thông tin giữa các bộ phận, đảm bảo mọi thành viên đều nắm rõ mục tiêu chung và deadline của dự án.
- Điều phối các buổi họp nhanh hàng ngày (stand-up) và họp tình hình hàng tuần nhằm đảm bảo các nhóm sáng tạo và sản xuất nắm rõ thứ tự ưu tiên trong ngày/tuần.
IV. Lập kế hoạch Nguồn lực và Năng suất (Resource & Capacity)
- Chủ động nhận diện rủi ro, xử lý các thách thức và đưa ra các giải pháp hiệu quả.
- Tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng, CD và phân bổ nhiệm vụ cho các thành viên phù hợp dựa trên năng lực và quỹ thời gian của họ.
- Cảnh báo sớm tình trạng thiếu hụt nguồn lực cho đội ngũ sản xuất trước khi làm ảnh hưởng đến thời hạn cam kết với khách hàng.
V. Tối ưu hóa Quy trình & Hiệu suất
- Chuẩn hóa vận hành: Xây dựng, áp dụng và liên tục cải tiến quy trình phối hợp giữa khối Sáng tạo - Sản xuất - MKT và bộ phận cửa hàng
- Quản trị KPI: Theo dõi và báo cáo hiệu quả dự án dựa trên các chỉ số: Tỷ lệ hoàn thành đúng hạn (Timeline), Chất lượng sản phẩm/hình ảnh, và Hiệu quả ngân sách...( và các chỉ số khác theo từng dự án)