Mô tả công việc:
Công tác chung quản lý vận hành
- Quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động tòa nhà chung cư, bao gồm giám sát hoạt động của các bộ phận và nhà thầu.
- Làm việc với Chủ đầu tư/Ban quản trị và các cơ quan địa phương để cung cấp thông tin, giải quyết thắc mắc của cư dân.
- Xây dựng và tổ chức họp Ban quản lý, hội nghị nhà chung cư định kỳ.
- Kiểm tra, giám sát hoạt động nhà thầu phụ, bảo vệ, vệ sinh, kỹ thuật.
- Đảm bảo hệ thống kỹ thuật vận hành ổn định và được bảo trì đúng kế hoạch.
- Tiếp nhận và xử lý yêu cầu sửa chữa từ cư dân.
- Lập báo cáo hoạt động định kỳ và đột xuất.
- Đại diện Chủ đầu tư làm việc với cư dân.
- Đào tạo đội ngũ nhân sự quản lý vận hành.
- Báo cáo sự cố kịp thời cho Ban Giám đốc.
Công tác phối hợp với cấp lãnh đạo quản lý trực tiếp
- Lập kế hoạch quản lý chung cư và hoàn thành kế hoạch đã được duyệt.
- Quản lý và phát triển nhân sự, vận hành quy trình, chỉ tiêu tài chính, dịch vụ khách hàng, tiện ích, kỹ thuật, PCCC...
- Theo dõi công nợ, thu phí, cập nhật số liệu.
- Xây dựng ngân sách và báo cáo định kỳ hoặc đột xuất.
Công tác vận hành toà nhà chung cư
- Setup bộ máy tại dự án mới, xây dựng quy trình, biểu mẫu, mô tả công việc.
- Truyền đạt thông tin hiệu quả đến các bộ phận.
- Ban hành, cập nhật các chính sách và quy trình làm việc.
- Quản lý chương trình quản lý tòa nhà và điều phối họp ban điều hành.
- Kiểm tra định kỳ việc tuân thủ pháp luật về an toàn PCCC.
- Đại diện cho Chủ đầu tư/Ban quản trị trong làm việc với chính quyền.
- Làm việc với nhà cung cấp để đảm bảo chất lượng dịch vụ.
- Chuẩn bị các báo cáo quản lý và tài chính định kỳ đúng hạn.
- Đảm bảo cư dân/khách thuê tuân thủ nội quy.
- Giám sát bảo trì tiện ích chung (thang máy, máy phát, hồ bơi...).
- Đảm bảo hệ thống kỹ thuật luôn vận hành tốt.
- Theo dõi nhà thầu thực hiện đúng yêu cầu hợp đồng.
- Giải quyết khiếu nại cư dân nhanh chóng, hiệu quả.
Công tác phối hợp với Phòng Hành chính Nhân sự
- Phối hợp tuyển dụng, đào tạo nhân sự cho dự án.
- Đề xuất các vấn đề nhân sự khi cần thiết.
Công tác phối hợp với Phòng Kế toán: Phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến chi phí theo đúng quy định Công ty.
Các công việc khác: Theo phân công của cấp trên.
Yêu cầu công việc:
- Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học các ngành liên quan
- Kinh nghiệm: Từ 03 năm trở lên ở vị trí tương đương
- Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp là lợi thế
- Tin học: Thành thạo vi tính văn phòng
- Kỹ năng: Giao tiếp, quản lý, làm việc nhóm, tổ chức, làm việc độc lập
- Chuyên môn: Quản lý, lưu trữ hồ sơ, báo cáo
- Tính cách: Cẩn thận, có trách nhiệm, nhiệt tình, chính trực
- Sức khỏe: Tốt, đáp ứng yêu cầu công việc
- Giới tính: Nam/nữ
- Độ tuổi: Từ 27 - 45 tuổi
- Ngoại hình: Ưa nhìn, gây thiện cảm
