Quản Lý Mua Hàng Dự Án

Mô tả Công việc
Xây dựng kế hoạch mua hàng dự án
Tiếp nhận kế hoạch mở mới, cải tạo, nâng cấp cửa hàng và các dự án từ bộ phận Project/Store Development/Operations.
Phân tích phạm vi công việc, danh mục hàng hóa, thiết bị, vật tư và timeline của từng dự án.
Xây dựng kế hoạch mua hàng theo tuần/tháng/quý và theo từng dự án.
Xác định lead time của từng hạng mục để đảm bảo kế hoạch mua hàng phù hợp với tiến độ thi công và khai trương.
Lập kế hoạch ưu tiên đối với các hạng mục có thời gian cung ứng dài hoặc có nguy cơ ảnh hưởng tiến độ.
Theo dõi và cập nhật tiến độ mua hàng xuyên suốt vòng đời dự án.
Quản lý hoạt động sourcing và lựa chọn nhà cung cấp
Tìm kiếm, đánh giá và phát triển hệ thống nhà cung cấp phục vụ các dự án.
Xây dựng danh sách NCC theo nhóm hàng: Thiết bị F&B, Máy móc vận hành, Nội thất, Vật tư xây dựng, Điện- Nước- HVAC/M&E, POS/IT, Biển hiệu & nhận diện thương hiệu, Dụng cụ và các hạng mục khác.
Đánh giá năng lực NCC về giá, chất lượng, năng lực cung ứng, lead time và dịch vụ sau bán hàng.
Chủ động phát triển NCC mới và nguồn cung thay thế, duy trì supplier pool đáp ứng chất lượng- chi phí- tiến độ.
Quản lý báo giá, đấu thầu và đàm phán
Chủ trì quá trình RFQ/RFP và lấy báo giá từ các nhà cung cấp.
Phân tích và so sánh báo giá theo giá trị thương mại, chất lượng, specification, lead time và điều kiện thanh toán.
Tổ chức đấu thầu/competitive bidding đối với các gói mua hàng giá trị lớn.
Phối hợp với Project, Technical/Engineering, Design để đánh giá tính phù hợp kỹ thuật.
Trực tiếp đàm phán về: Giá mua, chiết khấu, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng, vận chuyển/lắp đặt, bảo hành bảo trì, điều khoản phạt.
Đề xuất lựa chọn NCC tối ưu dựa trên tổng thể Cost- Quality- Time- Risk.
Quản lý đơn hàng và tiến độ giao hàng
Theo dõi toàn bộ vòng đời đơn hàng từ yêu cầu mua hàng, báo giá, phê duyệt, PO/hợp đồng đến giao hàng, lắp đặt và nghiệm thu.
Đảmbảo hàng hóa/thiết bị được giao đúng thời gian phục vụ tiến độ dự án.
Chủ động cảnh báo các nguy cơ: Chậm giao hàng, thiếu hàng, sai specification, không đạt chất lượng.
Phối hợp các bộ phận liên quan đưa ra phương án thay thế khi có rủi ro ảnh hưởng khai trương/vận hành.
Quản lý ngân sách và tối ưu chi phí
Kiểm soát ngân sách mua hàng theo từng dự án và từng hạng mục.
Theo dõi và phân tích chênh lệch giữa Budget- Quotation- Negotiated Price- Actual Cost.
Chủ động tìm kiếm cơ hội cost saving / cost optimization và benchmark giá giữa các NCC.
Đề xuất phương án thay thế về sản phẩm, specification hoặc NCC nhằm tối ưu chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng.
Lập báo cáo định kỳ về chi phí mua hàng, mức tiết kiệm và tình trạng ngân sách.
Quản lý chất lượng và nghiệm thu
Phối hợp xác định specification và tiêu chuẩn chất lượng từng hạng mục.
Kiểm soát hàng hóa/thiết bị đúng chủng loại, model, số lượng và chất lượng.
Phối hợp kiểm tra, nghiệm thu, bàn giao và xử lý đổi trả, bảo hành, khiếu nại NCC.
Quản lý nhà cung cấp
Theo dõi và đánh giá định kỳ hiệu quả hoạt động của NCC theo tiêu chí SLA về giá, chất lượng, tiến độ.
Đề xuất duy trì, phát triển hoặc thay thế NCC dựa trên kết quả đánh giá và xây dựng nguồn cung dự phòng.
Quản lý và phát triển đội ngũ
Phân công, điều phối và giám sát công việc đội ngũ Mua hàng Dự án.
Thiết lập KPI, đào tạo về sourcing, đàm phán, quản lý NCC và tiến độ.
Kiểm soát workload và đánh giá hiệu quả làm việc.
Phối hợp liên phòng ban
Phối hợp chặt chẽ với Project/Construction/Store Development, Operations, Technical/Engineering & Design, Finance/Accounting, Legal trong quá trình triển khai dự án và giải quyết phát sinh.
Báo cáo và cải tiến
Lập báo cáo định kỳ về tiến độ mua hàng, tình trạng đơn hàng, ngân sách, cost saving, hiệu quả NCC và rủi ro.
Xây dựng và cải tiến quy trình mua hàng dự án, đề xuất công cụ/dashboard theo dõi.
Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của quản lý.