Quản Lý Vận Hành Tòa Nhà (Property Manager)

Mức độ phù hợp và xếp hạng của bạn so với ứng viên khác như thế nào?
I. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
Chịu trách nhiệm quản lý toàn diện các tòa nhà/căn hộ dịch vụ được phân công; đảm bảo vận hành an toàn, ổn định, chất lượng dịch vụ nhất quán, bảo vệ tài sản và nâng cao sự hài lòng của khách thuê.
Theo dõi và cải thiện hiệu quả kinh doanh của từng tòa nhà, gồm tỷ lệ lấp đầy, doanh thu, chi phí, biên lợi nhuận và KPI so với kế hoạch; chủ động phối hợp các bộ phận để giải quyết vấn đề và đề xuất cải tiến dài hạn.
II. NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM
1. Quản lý toàn diện hoạt động vận hành
Tổ chức, điều phối và giám sát hoạt động hằng ngày tại các tòa nhà được phân công; trực tiếp kiểm tra thực tế khu vực công cộng, căn hộ, vệ sinh, an ninh, kỹ thuật và dịch vụ.
Đảm bảo tuân thủ SOP, checklist, tiêu chuẩn chất lượng và thời hạn; ghi nhận bất thường, xác định nguyên nhân, phân công người xử lý, đặt deadline, kiểm tra kết quả và theo dõi đến khi hoàn tất.
Định kỳ rà soát quy trình, cách phân công và năng suất để đề xuất cải tiến vận hành.
2. Chất lượng dịch vụ và trải nghiệm khách thuê
Kiểm soát toàn bộ quá trình chuẩn bị phòng, check-in, lưu trú, check-out và bàn giao; đảm bảo căn hộ đáp ứng tiêu chuẩn vệ sinh, nội thất, trang thiết bị, công năng và hình ảnh thương hiệu.
Chủ động lập kế hoạch sửa chữa và deep clean sau check-out; kiểm soát deadline chung theo SOP, cập nhật tình trạng và thời gian dự kiến phòng sẵn sàng trên hệ thống; kiểm tra xác suất chất lượng sau HK/Kỹ thuật và lưu bằng chứng.
Chỉ đạo xử lý phản ánh, khiếu nại; trực tiếp tham gia các trường hợp phức tạp, đang leo thang hoặc có nguy cơ ảnh hưởng khách; theo dõi kết quả và đề xuất ngăn tái diễn.
Phối hợp Leasing cải thiện trải nghiệm, khả năng gia hạn và giữ chân khách thuê.
3. Theo dõi và cải thiện hiệu quả kinh doanh
Nắm rõ occupancy, doanh thu, chi phí vận hành, biên lợi nhuận và KPI từng tòa nhà; so sánh với ngân sách, kế hoạch và kỳ trước.
Phối hợp Leasing rà soát phòng trống, thời gian trống phòng, lý do chưa cho thuê, nhu cầu khách và các vấn đề ảnh hưởng doanh thu.
Khi KPI không đạt hoặc có nguy cơ không đạt, phân tích nguyên nhân, đề xuất giải pháp, người phụ trách và thời hạn; theo dõi hiệu quả thực hiện.
Không tự quyết các điều kiện thương mại ngoài thẩm quyền; phối hợp bộ phận phụ trách để cải thiện kết quả chung.
4. Ngân sách, chi phí và hiệu quả tài chính
Theo dõi chi phí thực tế so với ngân sách; phát hiện khoản chi bất thường, vượt mức hoặc kém hiệu quả.
Phân tích cơ cấu chi phí nhân sự, HK, Laundry, điện nước, vật tư, bảo trì, sửa chữa và thuê ngoài; phối hợp Finance kiểm soát chứng từ, công nợ và dự báo.
Đề xuất tối ưu nhân sự, năng suất, nhà cung cấp và quy trình nhằm cải thiện biên lợi nhuận nhưng không làm giảm tiêu chuẩn dịch vụ.
Đánh giá chi phí - lợi ích của sửa chữa, nâng cấp hoặc thay đổi mô hình vận hành trước khi đề xuất phê duyệt.
5. Chiến lược vận hành và dự án cải tiến
Đánh giá mô hình vận hành, phát hiện cơ hội chuẩn hóa, ứng dụng công nghệ, tự động hóa và cải thiện năng suất.
So sánh hiệu quả giữa các tòa nhà; đề xuất nhân rộng phương pháp tốt và xây dựng kế hoạch hành động có mục tiêu, nguồn lực, deadline và cách đo kết quả.
Chủ trì hoặc tham gia các dự án đặc biệt theo phân công của Ban Lãnh đạo.
6. Quản lý và phát triển nhân sự
Độc lập tổ chức, điều phối và quản lý hoạt động tại một hoặc nhiều tòa nhà được phân công; quản lý, phân công, hướng dẫn và đánh giá APM (nếu được bố trí), HK và nhân sự vận hành trực thuộc theo cơ cấu; phối hợp với Kỹ thuật, Laundry và các bộ phận hỗ trợ.
Có khả năng trực tiếp thực hiện các công việc quản lý, điều phối, kiểm tra và báo cáo khi tòa nhà không bố trí APM. Kiểm soát năng suất, chất lượng, lịch làm việc và phương án thay thế; trực tiếp kiểm tra kết quả công việc quan trọng, không chỉ giao việc cho cấp dưới.
Đào tạo, phát triển đội ngũ; phối hợp HR xử lý vấn đề năng lực, thái độ, kỷ luật; thống nhất với HR trước khi đề xuất tuyển dụng, điều chuyển hoặc thay đổi bố trí nhân sự.
Định kỳ đánh giá định biên và cơ cấu nhân sự theo khối lượng công việc thực tế, chất lượng và hiệu quả chi phí. Việc bố trí APM căn cứ vào nhu cầu vận hành và phê duyệt của Công ty, không phải điều kiện bắt buộc để PM nhận hoặc quản lý tòa nhà.
7. Kỹ thuật, bảo trì, an toàn và tài sản
Phối hợp lập và giám sát kế hoạch bảo trì định kỳ các hệ thống điện, nước, điều hòa, thang máy, khóa, CCTV, PCCC và trang thiết bị.
Kiểm soát tài sản, nội thất, công cụ dụng cụ, kiểm kê và xử lý thất thoát, hư hỏng.
Tổ chức phối hợp xử lý sự cố; bảo đảm ghi nhận trên hệ thống, có PIC, deadline, cập nhật tiến độ, kết quả và biện pháp phòng ngừa; báo cáo ngay sự cố nghiêm trọng.
Phối hợp Development tiếp nhận tòa nhà mới, theo dõi defect và vấn đề tồn đọng đến khi được khắc phục hoặc bàn giao rõ ràng.
8. Phối hợp Leasing và các phòng ban
Phối hợp Leasing chuẩn bị phòng xem, check-in/check-out, gia hạn và đưa phòng trở lại kinh doanh; xác nhận tình trạng phòng trước khi cam kết bàn giao cho khách.
Phối hợp Finance, HR, IT, Development, Investment và bộ phận liên quan để xử lý các vấn đề vận hành và kinh doanh.
Theo dõi công việc liên phòng ban đến khi có kết quả; khi có nguy cơ chậm, chủ động thống nhất phương án, deadline mới và báo cáo cấp có thẩm quyền.
9. Hỗ trợ Investment và triển khai tài sản mới
Tham gia khảo sát tài sản/cơ hội đầu tư từ góc độ vận hành: công năng, tình trạng kỹ thuật, nhân sự, chất lượng dịch vụ và rủi ro.
Đề xuất mô hình vận hành, định biên, chi phí bảo trì, ngân sách hoạt động và các điều kiện đưa tài sản vào khai thác.
Cung cấp dữ liệu thực tế từ các tòa nhà hiện hữu để hỗ trợ giả định đầu tư; phối hợp Development trong chuẩn bị, bàn giao và vận hành tài sản mới.
10. Quản lý nhà cung cấp và đối tác
Theo dõi chất lượng, tiến độ, chi phí và tuân thủ hợp đồng của các đơn vị bảo vệ, vệ sinh, bảo trì, kiểm soát côn trùng và dịch vụ khác.
Đánh giá định kỳ, ghi nhận sai lệch, yêu cầu khắc phục và đề xuất cải thiện, điều chỉnh hoặc thay thế nhà cung cấp theo thẩm quyền.
11. Báo cáo, phân tích và trách nhiệm giải trình
Hằng ngày: nắm tình hình khách thuê, phòng trống, phòng đang sửa chữa, sự cố, việc tồn đọng; đảm bảo thông tin và deadline được cập nhật đúng hệ thống đang áp dụng.
Hằng tuần: báo cáo occupancy, doanh thu, chi phí/KPI (theo dữ liệu sẵn có), chất lượng dịch vụ, HK/Kỹ thuật, khiếu nại, nhà cung cấp, rủi ro, công việc tồn đọng và hành động ưu tiên.
Hằng tháng: đánh giá hiệu quả kinh doanh và vận hành so với kế hoạch/ngân sách, phân tích biến động và đề xuất giải pháp cải thiện.
Báo cáo ngay sự cố nghiêm trọng, vấn đề vượt thẩm quyền hoặc có nguy cơ ảnh hưởng an toàn, khách thuê, doanh thu, tài sản và uy tín; không chờ kỳ báo cáo.
Báo cáo đúng hạn, nhất quán giữa các bộ phận, có nguyên nhân, tác động, PIC, deadline và kết quả; PM trực tiếp kiểm tra độ chính xác trước khi gửi.
12. Nhiệm vụ khác
Thực hiện các nhiệm vụ, dự án đặc biệt phù hợp chức năng và phạm vi trách nhiệm theo phân công hợp lệ của Công ty.
Hỗ trợ các tòa nhà khác, tham gia hoạt động nâng cấp, mở rộng và chuẩn hóa Property Management khi được phân công.