Mô tả Công việc
1. Lễ tân & Hỗ trợ khách / Reception & Visitor Support
Đón tiếp khách đến, đăng ký thông tin, hướng dẫn khách đến khu vực phù hợp / Welcome and register visitors, guide them to designated areas.
Hỗ trợ sắp xếp phòng họp khi có yêu cầu / Assist with meeting arrangements as needed.
Tiếp nhận các cuộc gọi vào và chuyển đến các bộ phận liên quan / Handle incoming calls and route them appropriately.
Tiếp nhận, phân loại và phản hồi các thắc mắc, yêu cầu từ khách hàng/nhân viên / Receive, classify, and respond to customer/employee inquiries.
2. Vận hành văn phòng & Dịch vụ nhân viên / Office Operations & Employee Services
Quản lý toàn bộ các hoạt động vận hành văn phòng và các dịch vụ dành cho nhân viên / Handle overall office operations and employee services.
Cấp thẻ nhân viên, in name card, hỗ trợ cấp quyền ra vào / Support employees with meeting room bookings, seat management, and internal service requests.
Hỗ trợ nhân viên trong việc đặt lịch họp, quản lý chỗ ngồi, đặt phương tiện hoặc dịch vụ nội bộ / Issue badges, print name cards, manage access permissions.
Đảm bảo văn phòng luôn sạch sẽ, gọn gàng và trong tình trạng tốt / Ensure the office is kept clean, tidy, and well-maintained.
Duy trì phòng họp gọn gàng và thiết bị hoạt động tốt / Maintain meeting rooms and equipment readiness.
Theo dõi và bổ sung vật phẩm pantry, văn phòng phẩm / Monitor and replenish pantry items and office supplies.
Đảm bảo cây xanh văn phòng được chăm sóc theo kế hoạch / Ensure plants are maintained as scheduled.
3. Quản lý tài sản & vật tư / Asset & Supply Management
Đề xuất, mua sắm, nghiệm thu,
quản lý kho và đăng ký tài sản / Propose
purchasing plans, execute procurement, perform acceptance, warehouse and asset registration.
Tổng hợp và phân tích dữ liệu tài sản - vật tư / Compile and analyze asset and supply data.
Theo dõi ngân sách vận hành, xử lý hóa đơn đúng hạn, tổng hợp chi phí / Manage operational budget, process invoices, and analyze expenses.
4. Vận hành hệ thống / System Proficiency
Sử dụng thành thạo hệ thống đặt lịch khách, quản lý chỗ ngồi, phòng họp / Use visitor booking, seat management, and meeting room systems proficiently.
Quản lý hồ sơ khách hàng & yêu cầu dịch vụ trên hệ thống CS / Manage customer records and service requests in the CS system.
Lên kế hoạch và tổ chức các hoạt động nội bộ lễ/tết theo yêu cầu của Khách hàng / Plan and execute events and festivities per Client requirements.
5. Công tác hỗ trợ & Các nhiệm vụ khác / Project & Ad-hoc Tasks
Hỗ trợ di dời văn phòng quy mô nhỏ, thay đổi layout, cải tạo / Support small office moves, layout changes, and renovations.
Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Khách hàng và cấp trên, bao gồm hỗ trợ văn phòng khác từ xa / Perform other tasks assigned by Client & managers, including remote support for other Vietnam offices.
Yêu Cầu Công Việc
Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị khách sạn hoặc các lĩnh vực liên quan / Graduate from College or University majoring in Business Administration, Hospitality or a related field.
Ít nhất 1 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan / At least 1 years experience in related field.
Thành thạo
tiếng Anh / Fluent in English.
Mạnh về kỹ năng ứng xử, đàm phán và giao tiếp, để giao tiếp với đồng nghiệp, khách hàng và các bên liên quan khác / Strong interpersonal, negotiation and communication skills, for liaising with colleagues, customers and other stakeholders.
Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt với khả năng làm việc đa nhiệm / Excellent organizational and time management skills with the ability to multi-task.
Chủ động, có năng lực, linh hoạt và sẵn sàng học hỏi / Proactive, competent, flexible and willing to learn.
Trình độ học vấn, để viết báo cáo và thuyết trình / Good at writing reports and presentations.
Khả năng làm việc hiệu quả dưới áp lực / Ability to work effectively under pressure.