Receptionist cum Admin

Mô tả Công việc
QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG LỄ TÂN (25%)
Tiếp đón và hướng dẫn khách hàng, đối tác, ứng viên đến văn phòng công ty, gặp được đúng người, đúng bộ phận.
Tiếp nhận và trả lời điện thoại, điều hướng cuộc gọi đến hotline CSKH hoặc các phòng ban liên quanĐảm bảo khu vực tiếp tân luôn gọn gàng, ngăn nắp, chuyên nghiệp.
Bảo quản, quản lý các trang thiết bị văn phòng (máy chiếu, máy in,..), đảm bảo chất lượng hoa tươi tại quầy. Đảm bảo an ninh, an toàn khu vực sảnh tiếp tân với các quy trình và quản lý ra vào.
QUẢN LÝ PHÒNG HỌP (15%)
Quản lý, điều phối phòng họp
Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị phòng họp luôn trong tình trạng tốt.
Chuẩn bị các cuộc họp quan trọng hàng tuần của BOD.
QUẢN LÝ DỊCH VỤ CHUYỂN PHÁT NHANH (15%)
Quản lý, sắp xếp, lưu trữ, xử lý các thư từ đi và đến theo quy định công ty.
Tiếp nhận yêu cầu chuyển phát từ các phòng ban để điều phối nhà thầu phù hợp.
Quản lý nhà thầu chuyển phát nhanh, tiến hành việc thực hiện hồ sơ thanh toán hàng tháng.
Quản lý & theo dõi chi phí chuyển phát nhanh của công ty.
QUẢN LÝ DỊCH VỤ DI CHUYỂN GRAB, TAXI (15%)
Làm việc trực tiếp với các nhà cung cấp dịch vụ: Grab, Taxi Mai Linh, Taxi Vinasun.
Đảm bảo việc sử dụng dịch vụ được xuyên suốt
Quản lý & theo dõi chi phí sử dụng Grab, Taxi hàng tháng của các phòng ban
Tiến hành việc thực hiện hồ sơ thanh toán hàng tháng.
QUẢN LÝ XE VÀ TÀI XẾ (10%)
Sắp xếp lịch trình, điều phối các xe nội bộ cho nhân viên công ty sử dụng
Theo dõi, cung cấp ghi phiếu nhận xăng cho các tài xế của công ty theo tuần, tháng
Phối hợp làm việc với đội ngũ tài xế công ty, tiếp nhận, xử lý các vấn đề về xăng xe, bảo dưỡng, các vpp thiết yếu cho xe...
LÀM VIỆc VỚI TÒA NHÀ (10%)
Quản lý hệ thống thông tin giữa công ty và tòa nhà.
Đảm bảo việc tiếp nhận thông tin từ tòa nhà để gửi thông báo đến toàn công ty
Thực hiện và gửi các yêu cầu hỗ trợ đến tòa nhà
Quản lý danh sách thẻ ra vào, danh sách gửi xe của nhân viên tại tòa nhà.
OTHERS/KHÁC:(10%)
Lên kế hoạch, phối hợp cùng Admin Team lên ý tưởng và thực hiện trang trí văn phòng.
Hỗ trợ nhân sự tổ chức các sự kiện nội bộ.
Các công việc khác được giao bởi Line Managers...
Tiếp đón và hướng dẫn khách hàng, đối tác, ứng viên đến văn phòng công ty, gặp được đúng người, đúng bộ phận.
Tiếp nhận và trả lời điện thoại, điều hướng cuộc gọi đến hotline CSKH hoặc các phòng ban liên quanĐảm bảo khu vực tiếp tân luôn gọn gàng, ngăn nắp, chuyên nghiệp.
Bảo quản, quản lý các trang thiết bị văn phòng (máy chiếu, máy in,..), đảm bảo chất lượng hoa tươi tại quầy. Đảm bảo an ninh, an toàn khu vực sảnh tiếp tân với các quy trình và quản lý ra vào.
Quản lý, điều phối phòng họp
Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị phòng họp luôn trong tình trạng tốt.
Chuẩn bị các cuộc họp quan trọng hàng tuần của BOD.
Quản lý, sắp xếp, lưu trữ, xử lý các thư từ đi và đến theo quy định công ty.
Tiếp nhận yêu cầu chuyển phát từ các phòng ban để điều phối nhà thầu phù hợp.
Quản lý nhà thầu chuyển phát nhanh, tiến hành việc thực hiện hồ sơ thanh toán hàng tháng.
Quản lý & theo dõi chi phí chuyển phát nhanh của công ty.
Làm việc trực tiếp với các nhà cung cấp dịch vụ: Grab, Taxi Mai Linh, Taxi Vinasun.
Đảm bảo việc sử dụng dịch vụ được xuyên suốt
Quản lý & theo dõi chi phí sử dụng Grab, Taxi hàng tháng của các phòng ban
Tiến hành việc thực hiện hồ sơ thanh toán hàng tháng.
Sắp xếp lịch trình, điều phối các xe nội bộ cho nhân viên công ty sử dụng
Theo dõi, cung cấp ghi phiếu nhận xăng cho các tài xế của công ty theo tuần, tháng
Phối hợp làm việc với đội ngũ tài xế công ty, tiếp nhận, xử lý các vấn đề về xăng xe, bảo dưỡng, các vpp thiết yếu cho xe...
Quản lý hệ thống thông tin giữa công ty và tòa nhà.
Đảm bảo việc tiếp nhận thông tin từ tòa nhà để gửi thông báo đến toàn công ty
Thực hiện và gửi các yêu cầu hỗ trợ đến tòa nhà
Quản lý danh sách thẻ ra vào, danh sách gửi xe của nhân viên tại tòa nhà.
Lên kế hoạch, phối hợp cùng Admin Team lên ý tưởng và thực hiện trang trí văn phòng.
Hỗ trợ nhân sự tổ chức các sự kiện nội bộ.
Các công việc khác được giao bởi Line Managers...