Sales Admin - Mảng Dự Án

1. Hỗ trợ công việc hành chính cho đội ngũ bán hàng:
- Quản lý và theo dõi thực hiện các hồ sơ khách hàng, đơn hàng, và hợp đồng.
- Lập các báo giá, đơn hà[protected info] quy trình quy định và thực hiện các công tác liên quan đến
việc trình ký hợp đồng (bao gồm không giới hạn ở việc lấy ý kiến các phòng ban và trình ký).
- Theo dõi thực hiện hợp đồng/đơn hàng bao gồm:
+ Lập kế hoạch tổng thể, triển khai công việc theo tiến độ hợp đồng.
+ Lên lịch làm việc cho các bộ phận liên quan (thiết kế, kỹ thuật, giám sát, sale) trong quá trình triển khai hợp đồng.
+ Tổng hợp hồ sơ tài liệu để các bộ phận liên quan triển khai công việc theo hợp đồng.
+ Phối hợp với các bộ phận cập nhật tiến độ công việc theo hợp đồng/đơn hàng.
- Công tác theo dõi thanh toán và công nợ bao gồm:
+ Lập kế hoạch thanh toán và theo dõi thu hồi công nợ của hợp đồng.
+ Theo dõi tiến độ thanh toán của hợp đồng.
+ Chuẩn bị các hồ sơ tạm ứng, thanh toán theo đúng quy định của hợp đồng và cung cấp cho khách hàng để yêu cầu thành toán.
+ Phối hợp với phòng kế toán để thu hồi công nợ theo quy trình của Công ty.
+ Đảm bảo quy trình thu hồi công nợ được thực hiện đúng đắn.
- Chuẩn bị và duy trì các tài liệu, báo cáo liên quan đến quá trình bán hàng.
- Tổ chức các cuộc họp, lịch làm việc cho đội ngũ bán hàng và các buổi họp với khách hàng.
- Hỗ trợ làm việc với NSX, các hãng trong quá trình Sales kết hợp với hàng để làm dự án.
2. Quản lý thông tin khách hàng:
- Xử lý và cập nhật thông tin khách hàng vào hệ thống CRM và/hoặc các phần mềm tương tự của Công ty.
- Theo dõi và duy trì mối quan hệ với khách hàng, đảm bảo sự hài lòng và phản hồi kịp thời.
- Hỗ trợ trong việc cung cấp thông tin và giải quyết các yêu cầu, thắc mắc của khách hàng.
- Phối hợp với bộ phận bảo hành & bộ phận liên quan để xử lý các vấn đề về sau bán hàng cho khách hàng.
3. Hỗ trợ lập báo cáo và phân tích:
- Cung cấp các báo cáo về hiệu suất bán hàng, tiến độ đạt chỉ tiêu và các dữ liệu liên quan.
- Hỗ trợ phân tích dữ liệu bán hàng.
- Lập, cập nhật và duy trì báo cáo doanh thu, dự báo doanh thu, bao gồm: thu thập thông tin về chi phí từ các bộ phận liên quan và tính toán lỗ/lãi của dự án.
- Hỗ trợ lập các kế hoạch và triển khai thực hiện các hoạt động kinh doanh của bộ phận; tiếp nhận các thông tin, nhắc nhở tiến độ, lập báo cáo cập nhật dữ liệu/ tình hình hoạt động của
bộ phận.
4. Quản lý các công cụ và tài nguyên bán hàng:
- Quản lý tài liệu bán hàng, các tài nguyên marketing, tài liệu thuyết trình và các công cụ hỗ trợ bán hàng.
- Phối hợp với bộ phận marketing để đảm bảo tài liệu bán hàng được cập nhật và hỗ trợ chiến lược bán hàng.
5. Phối hợp phòng ban & các công tác hỗ trợ khác:
- Làm việc chặt chẽ với các bộ phận như sản phẩm, thiết kế, mua hàng, kế toán, kho vận, chăm sóc khách hàng... để đảm bảo quy trình bán hàng diễn ra suôn sẻ.
- Cung cấp thông tin về tình trạng đơn hàng cho các bộ phận liên quan.
- Kết hợp với các phòng ban liên quan như BM, HR để cập nhật tổ chức các khóa học liên quan đến quy trình, sản phẩm, và công cụ bán hàng.
- Các công việc khác theo phân công của Quản lý bộ phận