Sales Admin

1. Vận hành và cập nhật dữ liệu trên hệ thống CRM:
• Nhập thông tin khách hàng mới (tên công ty, người liên hệ, số điện thoại, email, địa chỉ...) vào hệ thống CRM theo quy chuẩn dữ liệu công ty.
• Cập nhật trạng thái khách hàng theo từng giai đoạn: tiềm năng → liên hệ → gửi báo giá → chốt đơn → chăm sóc hậu mãi.
• Ghi chú lịch sử làm việc, cuộc gọi, email, trao đổi với khách hàng trên từng hồ sơ (Customer Timeline).
• Tạo, quản lý và theo dõi pipeline đơn hàng, gán nhiệm vụ cho nhân viên sales.
• Tạo công việc nhắc lịch follow khách hàng, gửi báo giá, chăm sóc sau bán hàng trên CRM.
• Đảm bảo hệ thống CRM luôn cập nhật chính xác và đầy đủ dữ liệu phục vụ cho báo cáo.
2. Hỗ trợ kinh doanh và xử lý đơn hàng:
• Soạn thảo báo giá, hợp đồng, phiếu đặt hàng, phiếu giao hàng theo mẫu có sẵn.
• Kiểm tra và theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng: tồn kho, lịch giao hàng, xuất hóa đơn, thu công nợ.
• Làm việc trực tiếp với bộ phận kho, kế toán, sản xuất để đảm bảo đơn hàng được xử lý đúng quy trình và tiến độ.
3. Lập báo cáo và hỗ trợ phân tích dữ liệu kinh doanh:
• Xuất dữ liệu từ CRM để lập báo cáo tuần/tháng về: số lượng khách hàng mới, đơn hàng phát sinh, tỉ lệ chuyển đổi, doanh số theo nhân viên/khách hàng/khu vực...
• Theo dõi KPI bán hàng và hỗ trợ cấp quản lý phân tích hiệu quả theo từng nhân viên hoặc chiến dịch.
• Làm các công việc theo yêu cầu cấp trên.
4. Tương tác nội bộ và chăm sóc khách hàng:
• Trả lời các thắc mắc của khách hàng liên quan đến đơn hàng, hợp đồng, thời gian giao hàng.
• Hỗ trợ team sales chuẩn bị tài liệu, bảng giá, hồ sơ năng lực, bảng chào hàng...
• Phối hợp với bộ phận marketing để chăm sóc lại khách hàng cũ trên CRM (qua email, SMS hoặc điện thoại).