Sales Support Xuất Khẩu / Export Order Coordinator

Mức độ phù hợp và xếp hạng của bạn so với ứng viên khác như thế nào?
1. Mục Tiêu Vị Trí
International Sales Support là vị trí phụ trách hỗ trợ và điều phối quá trình xử lý đơn hàng xuất khẩu sau khi Sales phát sinh/chốt đơn, đảm bảo đơn hàng được theo dõi đúng tiến độ, chứng từ chính xác và thông tin được cập nhật kịp thời giữa khách hàng, Sales, Logistics, Finance, nhà máy và đối tác vận chuyển.
Vị trí phù hợp với ứng viên đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu/logistics quốc tế, hiểu quy trình vận hành một đơn hàng xuất khẩu và có thế mạnh về sự cẩn thận, tỉ mỉ, chủ động follow công việc.
2. Mô Tả Công Việc
• Tiếp nhận và kiểm tra thông tin đơn hàng sau khi Sales phát sinh/chốt đơn: thông tin khách hàng, sản phẩm, số lượng, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, thời gian giao hàng và các yêu cầu chứng từ liên quan.
• Soạn thảo, kiểm tra và theo dõi PI, label, shipping mark, invoice, packing list và các chứng từ thương mại liên quan.
• Phối hợp với Sales, nhà máy, Logistics, Finance, forwarder/hãng tàu để theo dõi tiến độ sản xuất, booking, giao hàng, ETD/ETA và tình trạng vận chuyển.
• Chuẩn bị và kiểm tra bộ chứng từ xuất khẩu/draft gửi khách: B/L draft, CO, COA, TDS, MSDS và các chứng từ khác theo yêu cầu từng khách hàng/thị trường.
• Theo dõi các mốc quan trọng của đơn hàng: xác nhận PI, đặt cọc/thanh toán, booking, cut-off SI/VGM, giao hàng, phát hành chứng từ, gửi chứng từ và thanh toán còn lại.
• Làm việc với forwarder/hãng tàu/agent/DHL về lịch tàu, transit time, DEM/DET, phí phát sinh, tình trạng hàng tại cảng transit và các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển.
• Cập nhật tiến độ đơn hàng cho Sales/khách hàng, chủ động cảnh báo rủi ro chậm tiến độ, sai chứng từ, phát sinh phí hoặc chậm thanh toán.
• Quản lý dữ liệu khách hàng, đơn hàng, mẫu, chứng từ và công nợ trên hệ thống/Excel/CRM; thực hiện các báo cáo liên quan theo yêu cầu của Trưởng bộ phận.