Secretary/ Thư Ký-Hành chính tổng hợp

Mô tả Công việc
VAI TRÒ / NHIỆM VỤ:
· Thực hiện công việc của lễ tân.
· Trả lời điện thoại, tiếp nhận công văn, giấy tờ gửi đến công ty, và chuyển đến các bộ phận có liên quan
· Chuẩn bị, đóng gói tài liệu, hàng hóa, hàng mẫu và thực hiện gửi chuyển phát nhanh trong nước và quốc tế; phối hợp với các bộ phận liên quan và đơn vị vận chuyển để đảm bảo giao hàng đúng thời gian.
· Thực hiện các công việc cấp bách cần thiết khi có yêu cầu cấp trên.
TRÁCH NHIỆM VÀ PHẬN SỰ:
· Trực line điện thoại tổng của Công ty; tiếp nhận các cuộc gọi trong nước và quốc tế gọi đến Công ty, đồng thời chuyển và điều phối cuộc gọi đến các phòng ban/cá nhân liên quan khi cần thiết;
· Kiểm tra, nhận và gửi các công văn, văn bản, giấy tờ, và hàng hóa ra vào Công ty. Tổ chức lưu trữ toàn bộ thông tin liên quan và chuyển giao đến cho các phòng ban liên quan. Thống kê chi phí gửi hàng bằng chuyển phát nhanh và chuyển tiếp cho phòng kế toán đảm bảo đúng số liệu thực tế.
Hỗ trợ BGĐ trong các công việc hành chính, bao gồm phối hợp và làm việc với công ty/ đại lý dịch vụ của Công ty (hiện tại là HNH) sau khi nhận được yêu cầu từ Quản lý về lịch trình; thu thập báo giá, thực hiện xác nhận dịch vụ theo nội dung đã được phê duyệt; điều phối và tiếp đón khách, bao gồm chuẩn bị name card, bảng đón khách, phòng họp, phương tiện di chuyển, bữa ăn và các công tác hậu cần liên quan. Đồng thời, thực hiện các công việc hành chính văn phòng như lưu trữ hồ sơ, thanh toán chi phí taxi, mua sắm và quản lý văn phòng phẩm, tài sản và trang thiết bị văn phòng.
· Phụ trách việc đặt cơm, gọi nước uống và giải quyết các vấn đề liên quan đến bữa ăn cho toàn công ty ; Theo dõi bảng kê chi tiết tương ứng đảm bảo số lượng xuất hóa đơn hàng tháng hợp lệ và đúng thực tế cho phòng kế toán.
· Phối hợp thực hiện các công việc liên quan đến y tế, sức khỏe; hỗ trợ hướng dẫn NLĐ ghi sổ nghỉ ốm đau, thai sản; kiểm tra tủ thuốc toàn Công ty định kỳ hàng tháng theo danh mục, cập nhật số lượng thực tế, tình trạng và hạn sử dụng; báo cáo và đề xuất mua bổ sung/thay thế khi cần.
· Làm báo giá bằng PMI cho khối văn phòng khi có yêu cầu.
· Báo cáo chi phí Điện - Nước, cập nhập và thông báo khi có phát sinh lịch cúp điện,nước.
· Làm và in giấy giao hàng (hàng bán và hàng mẫu) cho các đơn hàng trong và ngoài nước, chuyển xuống kho để xuất hàng đảm bảo đúng tiến độ giao hàng của công ty, theo dõi, kiểm tra và giải quyết các vấn đề liên quan (nếu có)
· Tổ chức lưu trữ đơn hàng sau khi hoàn tất bằng cách đối chiếu với mã đơn hàng tương ứng trong PO# list từ phòng xuất nhập khẩu
· Thực hiện công việc scan, photocopy tài liệu khi cần thiết;
· Gửi Email báo nghỉ phép của khối Văn phòng khi có yêu cầu.
· Nhận các yêu cầu từ các phòng ban liên quan đến vấn đề IT và chuyển tiếp thông tin đến ITM để xử lý kịp thời và nhanh chóng.
· Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu trưởng bộ phận và BGĐ nếu có.
Báo cáo cho:
· Báo cáo cho Bộ phận Nhân Sự.
· Báo cáo thống kê chi phí mỗi tháng cho Kế Toán Trưởng.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
ROLE / ASSIGNMENT:
· Implementing all day to day receptionist function.
· Answering phone, controlling faxes, distributing copies, documents letters to relating department
· Prepare and pack documents, goods and samples for domestic and international express delivery; coordinate with relevant departments and courier service providers to ensure timely delivery.
· Implementing the urgent necessary assignment from Managers
RESPONSIBILITY AND TASK:
· Manage the Company's main telephone line; receive domestic and international incoming calls to the Company and transfer calls to relevant departments/personnel as required.
· Check, receive, and send official letters, documents, papers, and parcels in and out of the company; organize and maintain the filing system for all related correspondence, documents, and records, and forward them to the relevant departments; additionally, compile shipping cost statistics via courier services and forward them to the accounting department to ensure accuracy against actual figures.
Provide administrative support to the Board of Management, including coordinating and working with the Company's agency/service provider (currently HNH) upon receiving travel or schedule requirements from Managers; collecting quotations and confirming services based on approved arrangements; coordinating and welcoming visitors, including preparing name cards, welcome signs, meeting rooms, transportation, meals, and other related logistics. Perform general office administrative tasks such as document filing, taxi expense payment, purchasing and managing office supplies, assets, and office equipment.
· Manage daily meals and drinking water for the company, handle related issues, and coordinate with suppliers to ensure valid monthly invoices for accounting.
· Coordinate and support healthcare-related activities; assist employees in recording sick leave and maternity leave; conduct monthly checks of all first-aid cabinets according to the required list, update actual quantities, condition and expiry dates; report and propose replenishment or replacement when necessary.
· Researching for quotations by PMI for Officer in case necessary
· Monitor and report electricity and water expenses, and update/notify staff regarding any utility outages.
· Prepare and print delivery notes (for sales and samples) for domestic and international customers, coordinate warehouse dispatch to ensure timely delivery, and track, inspect, and resolve any arising issues.
· Organize and archive completed orders after reconciling them with the corresponding order codes in the import-export department's PO list.
· Scan and photocopy documents as needed.
· Announcing the absence schedules of Officer if any
· Receive IT-related requests from relevant departments and forward the information to the ITM department for prompt and efficient handling.
· Other ad-hoc tasks assigned by heads of divisions and management team in case necessary
Apart from the above main tasks and responsibilities, any ad-hoc tasks arising from the scope of work of Secretary will be assigned if any
Reporting to:
· Report to the HR Dept.
· Compile and submit monthly office administration cost reports to the Chief Accountant.