Team Leader - Event & Leasing

Mô tả Công việc
MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
Chịu trách nhiệm tổ chức, điều phối và giám sát các hoạt động Event & Activation tại Trung tâm thương mại; đồng thời giữ vai trò trọng tâm trong việc tìm kiếm khách hàng, khai thác và kinh doanh các vị trí mặt bằng sự kiện/quảng cáo nhằm gia tăng doanh thu. Vị trí quản lý nhóm, chịu trách nhiệm về kế hoạch, hiệu quả khai thác, tiến độ triển khai, chất lượng chương trình, ngân sách và sự phối hợp với các bộ phận liên quan.
NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CHÍNH
Khai thác mặt bằng sự kiện và quảng cáo (nhiệm vụ trọng tâm)
Tìm kiếm, tiếp cận và phát triển khách hàng/đối tác có nhu cầu thuê mặt bằng tổ chức sự kiện, Activation, gian hàng bán hàng và quảng cáo tại TTTM.
Chủ động giới thiệu, tư vấn và chào thuê các vị trí sự kiện/quảng cáo; chuẩn bị hồ sơ, hình ảnh, sơ đồ mặt bằng, bảng giá và proposal phù hợp với nhu cầu khách hàng.
Khảo sát, đề xuất phương án khai thác và tối ưu các vị trí kinh doanh; phối hợp với Leasing và các bộ phận liên quan để xác nhận mặt bằng, điều kiện bàn giao và phương án triển khai.
Trực tiếp tham gia thương lượng giá thuê, điều kiện hợp tác, thời gian thuê và các điều khoản thương mại trong phạm vi được phân quyền; theo dõi quá trình xác nhận và ký kết hợp đồng.
Theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, tình trạng sử dụng mặt bằng, công nợ/ thanh toán theo quy trình; phối hợp Kế toán và các bộ phận liên quan hoàn tất hồ sơ nghiệm thu, thanh lý và quyết toán.
Theo dõi doanh thu, tỷ lệ khai thác và hiệu quả từng vị trí; xây dựng kế hoạch tìm kiếm khách hàng và đề xuất giải pháp nâng cao doanh thu cho thuê.
Lập kế hoạch và quản lý hoạt động Event & Activation
Xây dựng kế hoạch sự kiện/Activation theo tháng, quý, mùa cao điểm và các dịp lễ, Tết phù hợp với định hướng Marketing của TTTM.
Phát triển ý tưởng, xây dựng proposal/kế hoạch triển khai gồm mục tiêu, đối tượng khách hàng, nội dung, tiến độ, nhân sự, mặt bằng, ngân sách và phương án đo lường hiệu quả.
Cập nhật xu hướng thị trường, hoạt động của các TTTM và đối thủ để đề xuất chương trình mới, tăng mức độ thu hút khách tham quan và tương tác.
Theo dõi tiến độ thực hiện; chủ động điều chỉnh kế hoạch khi có thay đổi về mặt bằng, thời tiết, nguồn lực hoặc yêu cầu vận hành.
Tổ chức, điều phối và giám sát triển khai sự kiện
Quản lý quy trình triển khai chương trình: chuẩn bị nội dung, thiết kế, sản xuất, vận chuyển, lắp đặt, vận hành, nghiệm thu và tháo dỡ.
Lập timeline, phân công đầu việc, xác định nhân sự phụ trách và kiểm soát các mốc tiến độ trước, trong và sau sự kiện.
Trực tiếp giám sát hiện trường đối với các chương trình quan trọng; kiểm tra chất lượng thi công, hình ảnh, nội dung, an toàn và trải nghiệm khách hàng.
Tổ chức họp tiền thi công với agency, nhà thầu, đối tác và các bộ phận liên quan; phổ biến yêu cầu kỹ thuật, quy trình ra/vào, thời gian thi công và quy định của TTTM.
Xử lý hoặc báo cáo cấp quản lý các tình huống phát sinh; đề xuất phương án dự phòng để hạn chế ảnh hưởng đến khách hàng và hoạt động chung.
Quản lý POSM và hình ảnh quảng bá
Lập kế hoạch, triển khai và kiểm soát việc sử dụng POSM như standee, banner, quảng cáo thang máy, lan can kính, khu vực bãi xe và các vị trí truyền thông khác.
Kiểm tra nội dung, kích thước, chất liệu, vị trí, thời gian trưng bày và chất lượng lắp đặt theo phương án đã được phê duyệt.
Phối hợp agency/nhà cung cấp thiết kế, sản xuất, vận chuyển, lắp đặt và tháo dỡ; quản lý tình trạng, số lượng và việc xuất - nhập - bàn giao - lưu kho vật dụng.
Quản lý nhà cung cấp, hợp đồng và ngân sách
Tìm kiếm, đánh giá và duy trì danh sách agency, nhà thầu, nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu chất lượng, tiến độ và ngân sách.
Tiếp nhận, kiểm tra, so sánh báo giá; thương lượng chi phí, điều kiện cung cấp và tiến độ thực hiện.
Lập dự toán ngân sách từng chương trình; theo dõi chi phí thực tế, kiểm soát phát sinh và cảnh báo nguy cơ vượt ngân sách.
Phối hợp hoàn thiện hồ sơ hợp đồng, nghiệm thu, xác nhận khối lượng và đề nghị thanh toán theo quy trình.
Quản lý và phát triển đội nhóm
Phân công công việc, hướng dẫn và giám sát nhân sự trong nhóm; đảm bảo thành viên nắm rõ mục tiêu, trách nhiệm và thời hạn hoàn thành.
Theo dõi tiến độ, chất lượng công việc; hỗ trợ nhân sự xử lý vấn đề phát sinh trong quá trình khai thác khách thuê và triển khai sự kiện.
Đào tạo, chia sẻ kinh nghiệm về tìm kiếm khách hàng, tư vấn/chào thuê, đàm phán, lập kế hoạch, tổ chức sự kiện và quản lý hiện trường.
Đánh giá kết quả công việc của nhân sự theo mục tiêu được giao; đề xuất ghi nhận, đào tạo hoặc điều chỉnh phân công khi cần.
Xây dựng tinh thần phối hợp, chủ động và trách nhiệm trong nhóm; làm gương trong tác phong làm việc và tuân thủ quy định.
Phối hợp vận hành tại TTTM
Phối hợp với Operation, Leasing, Security, Housekeeping, Kỹ thuật, Kế toán và các bộ phận liên quan để thống nhất phương án khai thác mặt bằng và triển khai sự kiện.
Đảm bảo hoạt động cho thuê, quảng cáo và sự kiện tuân thủ quy định về mặt bằng, an ninh, an toàn, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh, tiếng ồn và thời gian hoạt động của TTTM.
Phối hợp bố trí mặt bằng cho gian hàng/Activation; kiểm tra điều kiện bàn giao và hoàn trả mặt bằng sau chương trình.
Báo cáo và đánh giá hiệu quả
Thực hiện báo cáo định kỳ về khách hàng tiềm năng, tình hình chào thuê, hợp đồng, doanh thu khai thác mặt bằng, tỷ lệ sử dụng vị trí và tình hình triển khai sự kiện.
Tổng hợp kết quả sau sự kiện: mức độ hoàn thành mục tiêu, lượng khách/tương tác (nếu có dữ liệu), phản hồi đối tác/khách hàng, chi phí và vấn đề phát sinh.
Đề xuất giải pháp tăng doanh thu khai thác, cải thiện chất lượng tổ chức, tối ưu chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Lưu trữ proposal, báo giá, hợp đồng, hình ảnh, biên bản nghiệm thu và báo cáo chương trình theo quy định.